COMMENT GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS ?

Combien se posent la question de gérer son temps et ses priorités ?

Mettre en application la citation de Goethe peut sembler vertueuse et c’est pourtant très simple.

“Les choses qui importent le plus ne doivent pas être à la merci des choses qui importent le moins”.

Goethe

Dans cette partie j’aimerais vous parler de la gestion des priorités et de ce qu’on pourrait également appeler la gestion du temps.

C’est un sujet qui est à l’ordre du jour pour les personnes qui veulent passer à l’action en évitant de reporter constamment les choses à plus tard.

Donner la priorité à ce que l’on veut vraiment dans la vie, c’est déjà comprendre les trois conditions que nous avons vu précédemment. Être proactif, se fixer des cibles et donc savoir où l’on va dès le départ et enfin exercer sa volonté pour y arriver.

Cela sous-entend le fait que vous êtes créateur de votre vie, de la manière dont vous grandissez et de la manière dont vous allez réussir. Pour cela, un seul responsable : vous !

Savoir où vous voulez vous rendre avec vos objectifs est la première étape de la création mentale vers ce que vous voulez accomplir.

Avec le soutien de votre volonté, vous y arriverez d’autant plus vite. Ce point sur la fixation de priorités correspond plus à une naissance dans le monde réel.

En effet, tout ce dont nous avons parlé précédemment concerne véritablement le monde invisible. La conséquence de tout ce que vous mettez en place dans ce monde aura des répercussions dans le monde visible.

Nous pouvons dire que nous assistons à une véritable (re-)naissance.

Gérer son temps et ses priorités

Ce paramètre est d’autant plus important qu’aujourd’hui nous parvenons à remplir notre emploi du temps de choses qui ne sont nullement nécessaires à notre développement personnel.

C’est ainsi, que certaines personnes fuient leur propre quotidien, leurs responsabilités, s’enferment dans une “chicken box”, se mentent quotidiennement sur la réalité qu’ils construisent.

Nous avons la possibilité de gérer notre temps de plusieurs manières. L’évolution de nos modes de vie et de la société a créé une évolution en 4 vagues.

1er vague pour gérer son temps et ses priorités

La première est de créer des notes et des listes. Cela demande un minimum de discipline afin que l’on planifie le temps et l’énergie nécessaire à la réalisation de chaque action.

2ème vague pour gérer son temps et ses priorités

La deuxième suppose un effort de prévision, de prévoyance vis-à-vis du futur et des événements à venir. C’est ainsi que nous utilisons des calendriers et agendas afin d’inclure cette notion de prévision.

3ème vague pour gérer son temps et ses priorités

La troisième englobe les deux premières mais elle y ajoute la notion de priorité. Elle demande d’être clair vis-à-vis de valeurs et classe l’intérêt des activités sur la base de ces mêmes valeurs. Elle conduit à fixer et déterminer des objectifs à court, moyen et long terme. Cela entraîne une organisation par journée, par heure et par minute. C’est ce qu’on appelle une gestion du temps productive et performante. Cette troisième vague a été longtemps perçue comme la méthode qui allait révolutionner la gestion du temps. Pourtant elle s’est avérée très improductive car les personnes qui travaillent avec ce genre de méthode se sentent eux-mêmes planifiés, confinés dans des catégories (chicken box). Cela crée plus de stress que de bons résultats. La conséquence est qu’un grand nombre de personnes retournent à la vague une ou deux qui paraissent plus accessibles et plus respectueuses de la personne.

4ème vague pour gérer son temps et ses priorités

La quatrième vague fait donc l’amer constat que la dénomination «gestion du temps» trompe les individus. Il faut accepter la responsabilité que ce n’est pas le temps qui est à gérer mais l’aspect social directement concerné par celui-ci : l’humain. Il s’agit donc véritablement de gérer notre personne. En effet, notre satisfaction provient autant des attentes que des actions. C’est de cette manière que nos attentes se situent dans notre cercle d’influence alors que le temps est inaccessible. Cette quatrième vague vise donc à préserver et favoriser les relations humaines pour produire des résultats. J’irais même plus loin en disant qu’elle permet d’éviter la frustration et la déception lorsqu’on travaille avec des humains. Pour ce faire, il suffit d’avoir des attentes très basses et des intentions très hautes. De cette manière, vous ne serez jamais déçu par le développement des relations humaines.

Gérer son temps et ses priorités en distinguant urgent et/ou important

Important et urgent

Lorsque vous réalisez des activités qui sont constamment importantes et urgentes, elles génèrent énormément de stress. Vous êtes constamment dans le tout, tout de suite et maintenant. C’est le cocktail explosif qui vous mène à une vie où il n’y aura que des crises à gérer car vous êtes tout le temps soumis à échéance. C’est le constat catastrophique que font certaines entreprises lorsque leur personnel tombe de plus en plus en maladie et que les employés veulent la quitter. Ce type de fonctionnement n’est pas du tout basé sur l’humain mais sur des résultats économiques dont l’humain n’est que l’outil.

L’urgent et non important

Vous êtes constamment dans des activités où vous êtes sans cesse interrompus par les appels téléphoniques, des courriers, des e-mails, les rapports de réunion. Vous gérez constamment les choses dans l’urgence et ça n’apporte aucune plus-value ni à vous ni à votre entreprise. Pourtant ces tâches doivent être faites de toute urgence. Généralement, dans ce cadre, vous travaillez pour le rêve d’un autre. Ce qui n’est peut-être pas dérangeant pour vous mais qui doit néanmoins être très clair par rapport à vos objectifs. Il en résulte qu’un de vos objectifs premiers est de vous faire bien voir des autres.

Je suis tout le temps dans cette situation dans mon job, j’ai tout le temps plein de papiers à faire qui ne m’apportent rien du tout. Je fais comment ?

Afin de baisser l’urgence et vous concentrer sur ce qui vous plaît le plus, il est primordial que vous déléguiez ces activités urgentes qui ne sont pas importantes pour vous. C’est la seule manière de vous sortir de cette case.

Non important et non urgent

Il s’agit principalement d’activités futiles et qui sont un gaspillage de temps. Vous pouvez, par exemple, avoir dans ce cas des occupations agréables qui ne sont ni importantes ni urgentes et que vous faites de manière répétée et qui pourtant ne vous apportent rien. On observe alors des personnes qui fuient et qui réalisent la plupart du temps ce qu’elles n’aiment pas et se contentent de consolation ponctuelle. Elles en ont besoin pour éviter ce qu’on appelle l’explosion interne, le burn-out, la dépression, le suicide. Si vous avez l’impression d’être dans cette situation, c’est que vos objectifs de vie soit ne sont pas clairs soit que vous n’en avez tout simplement pas. Il est grand temps de vous définir une mission de vie et de passer réellement à l’action pour faire ce qui vous passionne avant qu’il ne soit trop tard.

Non urgent et important

Cette quatrième situation concerne toutes les activités qui s’apparentent à de la prévention et qui cherchent à approfondir les relations que l’on peut avoir avec nos semblables. Nous sommes constamment à la recherche de nouvelles opportunités, de nouveaux projets qui nous motivent et aiguisent notre volonté. Vous êtes dans une planification structurée qui vous apporte votre équilibre quotidien dont vous êtes le créateur et la première priorité. C’est sans aucun doute là où vous êtes le plus en phase avec vous-même etavec vos attentes et où vous êtes le plus aligné sur vos objectifs personnels.

Illustration pour gérer son temps et ses priorités

Par rapport à ce tableau, il y a une action directe et inéluctable que vous réalisez tous les jours : il y a deux loups en vous, un bon et un mauvais, vous deviendrez celui que vous nourrirez le plus.

Je suis tout à fait d’accord avec toi, comment fait-on pour dégager encore plus de temps pour ce qui est important et non urgent ?

Il n’y a qu’une seule réponse possible : savoir dire non.

Il faut développer vos capacités de proactivité et dire “non” à toutes les requêtes qui ne vous satisfont pas et ne sont pas alignées avec vos objectifs. Vous avez évidemment le choix de ne pas leur dire “non”, mais alors ne vous plaignez pas de perdre le contrôle de votre vie.

Question :

Si vous deviez expliquer où ça bloque pour vous, vous répondriez :

Oui, comme beaucoup, vous répondriez que c’est dans la discipline et avec les bons outils que vous arriverez aux résultats…

Et pourtant, je vous répondrai de manière très simple par cette citation dont je n’ai pas trouvé l’auteur : « Celui qui veut aller de l’avant trouve des solutions et celui qui ne veut rien faire trouve des excuses ». La vérité c’est que la plupart des gens ne savent pas mettre de priorité.

7 clés pour gérer son temps et ses priorités

1. Trouvez l’équilibre

Il est très important que vous atteigniez l’équilibre qui vous corresponde. Je veux dire par-là que lorsque je suis des personnes en personal training et qu’elles veulent des résultats très rapides, j’insiste constamment sur le critère de l’équilibre. Il ne sert à rien de passer deux heures par jour dans la salle de sport pour se retrouver complètement exténué au bout d’une semaine. Pareil pour vos projets importants et non urgents : définissez clairement l’équilibre dont vous avez besoin et celui qui vous permettra d’aller le plus loin possible sans vous essouffler.

2. Soyez cohérent

En d’autres mots, ne mettez pas la charrue avant les bœufs. Si vous avez un projet que vous voulez réaliser, définissez-en correctement toutes les étapes. Pas seulement l’étape finale, sans quoi le découragement et la démotivation se présenteront plus vite que vous ne le pensez. Lorsque je commence le personal training avec des personnes, ils sont nombreux à me dire qu’ils veulent perdre du poids ou qu’ils veulent se redessiner une ligne pour l’été. Très bien!  

Et quand je leur dis que je vais commencer par leur faire une analyse posturale complète afin de voir comment on peut travailler correctement, mes clients sont souvent déstabilisés. Pourtant, c’est à partir de leur posture et leur alignement structurel que je vais développer tout un programme personnalisé pour leur développement. N’oubliez jamais qu’avant de commencer à courir, vous avez dû apprendre à marcher. C’est la même chose pour tous les projets que vous allez mettre en place. Ne brûlez pas les étapes et restez cohérents.

3. Ayez un « mindset » (état d’esprit) tourné vers ce qui vous importe le plus

Ce qui est important doit l’être à tout moment dans votre vie et dans tous les projets que vous mettez en place. Vous ne pouvez pas vous dire que vous allez donner la priorité uniquement quand cela vous arrange. Il est impératif d’intégrer cette manière de penser, d’agir, de grandir et de réussir dans tout votre être. Vous devez être cette manière d’agir au quotidien dans tout ce que vous faites. Sans quoi, les autres autour de vous se fraieront un chemin dans les failles que vous laisserez. Ils vous donneront des tâches ou des projets qui correspondent aux trois autres cases. N’oubliez jamais que c’est de votre responsabilité de travailler sur ce qui est important et non urgent. Les autres feront toujours en sorte de vous en dissuader. Garder le focus, vous grandirez et réussirez plus vite. Devenez l’exemple de votre réussite.

4. Soyez humain

Il est très important que vous traitiez vos projets avec toute l’importance que cela demande et le moins d’urgence possible. Néanmoins, vos projets doivent aussi s’adapter aux personnes qui vous entourent, avec lesquelles vous vivez, avec lesquelles vous souhaitez grandir et réussir. Garder à l’esprit que vos projets visent votre satisfaction et votre développement personnel et ne doivent en aucun cas créer de la culpabilité. Si c’est le cas, il est temps de réviser vos objectifs ou de travailler vos croyances en profondeur.

5. Soyez flexible avec vous-même et vos outils

Si vous mettez en place un outil de planification qui vient soutenir vos projets importants et non urgents, gardez à l’esprit que c’est l’outil de planification qui est à votre service et non l’inverse. Il est fait pour vous, il travaille pour vous en tout temps et en tout lieu. Soyez comme le roseau dans la fable de Jean de La Fontaine : « Le Chêne et le Roseau ». Donnez-vous toute la flexibilité et la latitude d’adapter votre outil de planification et de vous adapter aux évènements extérieurs pour plier quand c’est nécessaire. A contrario, vous avez le choix de ne pas le faire mais, dans ce cas, ne vous étonnez pas qu’en cas de tempête, comme le chêne, vous résisterez puis vous tomberez.

6. Utilisez un outil maniable

Inutile de faire un mur complet avec le descriptif de tous vos projets en fonction de leur importance et de leur non urgence, utilisez des outils souples que vous aurez toujours à portée de main. J’utilise personnellement Evernote. L’outil Note sur IPhone peut très bien faire l’affaire également. Pour ceux qui sont sur IPhone, je recommande aussi d’utiliser Siri qui vous permet de planifier des rappels de tâche via la commande vocale. Il existe des commandes similaires sur Android.

7. Échec et apprentissage

Travailler sur ce qui est important et non urgent pour vous est un chemin semé d’embûches. Les tentations sont très fortes de rester dans une des trois cases. Elles vous ralentiront ou du moins ne bougeront pas vers la réalisation de ce qui est important pour vous. Les changements ne se font pas en un jour, c’est un processus continuel que vous devez vous appliquer à mettre en place sans relâche.

N’oubliez pas que dans ce cas de figure vous êtes à la fois celui qui joue, celui qui définit les règles et celui qui applique les sanctions le cas échéant. Vous n’avez pas appris à marcher en une seule fois, vous avez fait plusieurs chutes avant d’y arriver. De la même manière, ne vous en faites pas des échecs que vous subirez, considérez-les comme des apprentissages constants. Persévérez, relevez-vous et reprenez le chemin vers vos objectifs. Garder à l’esprit que c’est en apprenant que l’on grandit et que l’on réussit.