UTILISER LA MÉTHODE SMART

COMMENT SE FIXER DES OBJECTIFS AVEC DES INDICATEURS « SMART » ?

Le terme SMART est un nom anglais qui signifie intelligent. C’est aussi un mot que l’on a utilisé dans le management pour la réalisation de projets et d’objectifs de plus ou moins grande envergure. C’est ainsi qu’il permet véritablement de définir clairement des objectifs et cela le plus précisément possible. L’acronyme SMART, signifie aussi que les différents sous-objectifs seront simples et faciles à comprendre afin d’entraîner des résultats réalisables à court, moyen et long terme.

 

SMART est la contraction de :

• Spécifique

• Mesurable

• Atteignable et acceptable

• Réaliste

• Temporel

Les indicateurs SMART peuvent notamment tenir compte des informations disponibles pour la réalisation d’un projet, le budget alloué pour la mise en place des différents objectifs, les ressources non-financières qu’il va monopoliser, la réalisation avec une date spécifique des différents objectifs, etc.

Les ouvrages sur les indicateurs SMART – et plus spécifiquement dans le management – sont légions sur Internet. La méthode est utilisée pour identifier les objectifs de projets de manière quantitative autant que qualitative sur une période de temps spécifique.

De plus, on peut également ajouter la performance et/ou la productivité des travailleurs dans la réalisation des objectifs qui leurs sont assignés.

Néanmoins, bien que cette méthode par objectifs et indicateurs SMART permette véritablement d’obtenir de la clarté dans un grand nombre de projets, elle a aussi ses limites. En effet certains objectifs doivent plutôt être utilisés comme des lignes de conduite car ils ne peuvent pas tous répondre aux indicateurs SMART.

Les objectifs et indicateurs SMART sont présents dans de nombreux secteurs comme :

• La gestion de projets

• Les ressources humaines

• Le management

• Le marketing

• L’informatique

• La définition personnelle d’objectifs de vie

• La cuisine

• Etc. 

Afin que l’explication des indicateurs SMART soit la plus claire possible, je vous propose de prendre comme exemple la réalisation d’un des challenges sportifs que j’ai réalisé avec mon entreprise CORESCO et qui a amené 10 personnes à l’ascension de sommets sur les sentiers de grandes randonnées en Corse.

 

S POUR SPÉCIFIQUE

La première étape pour atteindre un objectif selon la méthode SMART c’est d’être très spécifique. C’est-à-dire que l’objectif doit être directement en lien avec le travail que la ou les personnes chargées de celui-ci doivent réaliser. Pour arriver à un très haut niveau de spécificités, il conviendra de définir cet objectif spécifique comme personnalisé.

Il est également important que cet objectif soit qualifié et simple à comprendre. Il doit être d’une précision, d’une compréhension et d’une clarté à toute épreuve. Là où les personnes concernées par cet objectif doivent être excessivement efficaces dans sa réalisation, car toute notion de complexité ralentira l’action.

S POUR SIMPLE

 

« La simplicité est la sophistication suprême » Léonard De Vinci

 

Le challenge en Corse

Il était clair pour chacune des personnes que l’objectif final à atteindre était la réalisation complète de cinq jours de marche soit 100 km à parcourir avec un sac à dos de maximum 15 kg sur les épaules. Ce challenge aurait lieu en autonomie complète. 

Afin de réaliser correctement ce challenge et d’être complètement spécifique, il était convenu avec les membres de l’équipe qu’ils porteraient par groupes de deux le matériel nécessaire pour le camping ainsi que la nourriture pour la durée du séjour en plus de leurs effets personnels.

Avant le départ, l’objectif était de réaliser une marche de minimum 25 km en situation réelle avec le sac chargé normalement et sur un terrain proche de la réalité.

M POUR MESURABLE

Des objectifs mesurables doivent être quantifiés et/ou qualifiés. En effet, la définition d’un seuil de départ est nécessaire afin d’estimer quelle arrivée sera fixé. Il est également important de définir l’outil de mesure que l’on utilisera. A contrario, s’il n’est pas possible de qualifier ou quantifier l’objectif à atteindre, celui-ci ne répondra donc pas aux critères de mesure définit par la méthode SMART.

 

Revenons au challenge qui a amené l’équipe en Corse. Le découpage de la préparation de ce challenge s’est fait en cinq mois.

• Mois numéro 1

Tout d’abord, il était primordial de s’assurer que la posture de chacun des participants soit optimale pour réaliser une marche de longue durée. Une analyse posturale a donc été réalisée avec chaque participant. Des détails leurs ont été donnés quand à la correction de leur posture le cas échéant. Ce même mois, il leur était proposé un programme adapté de workout qu’ils avaient à réaliser tous les jours afin d’améliorer leur posture et aussi leur condition physique générale.

 En ce qui concerne l’entraînement sur la marche à pied en longue distance, ce premier mois devait surtout valider la bonne tenue des chaussures qu’ils avaient aux pieds pour un déplacement de maximum 10 kilomètres.

•  Mois numéro 2

 Au niveau postural, les défauts trouvés sur le premier mois devaient être entièrement corrigés.

 Pour ceux qui avaient décidé de suivre l’entraînement régulier, il leurs était proposé de réaliser une nutrition adaptée à l’entraînement. La priorité étant donnée au petit-déjeuner et à la réduction des en-cas tout au long de la journée.

 En termes de kilomètres, l’ensemble de l’équipe devait être capable de réaliser 15 kilomètres sans discontinuer avec une pause de 20 minutes. Il n’y a aucune nécessité de les alourdir avec un sac dans cette partie. Les randonnées étaient donc prévues sans sac à dos.

•  Mois numéro 3

 Les participants doivent marcher maintenant en équipe et réaliser un itinéraire de 20 kilomètres. Il leurs était demandé de prendre avec eux leur nourriture et l’eau nécessaire pour l’effort sportif qu’ils accompliraient.

 La cohésion d’équipe commence véritablement à se mettre en place. Les personnes étant le plus souvent présentes aux entraînements ont eu des résultats importants.

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  Mois numéro 4

 Il est demandé aux participants de surveiller leur régime de manière très stricte. Il n’est plus maintenant question de faire des écarts récurrents car le corps a véritablement besoin de toutes ses ressources pour passer correctement à l’action et permettre au corps de ne pas se blesser. Les distances de marche avoisinent constamment les 25 kilomètres et il est demandé aux participants de marcher avec un sac de minimum 10 kilogrammes.

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  Mois numéro 5

 Nous effectuerons des entraînements en situation réelle. La nutrition est parfaitement contrôlée et les entraînements deviennent véritablement agréables. Les équipes sont testées en situation réelle avec le sac au complet. Deux week-ends de mise en test sont réalisés avec 50 kilomètres de randonnée sur deux jours avec une nuit en tente. La préparation du repas est réalisée comme en situation de pleine montagne.

 

A POUR ATTEIGNABLE, ACCEPTABLE, AMBITIEUX, ET TOURNE VERS L’ACTION

L’objectif en tant que tel doit être suffisamment grand et ambitieux pour qu’il représente un challenge de taille pour l’ensemble des personnes de l’équipe. Pour ce faire, il est très important d’avoir un consensus sur l’objectif final à atteindre. De même, cet objectif doit être motivant. Le côté raisonnable vient de son côté atteignable. Il doit être à la fois assez effrayant et tout autant excitant pour que tous les participants y adhèrent.

L’équipe Corse

Tout d’abord, cette équipe avait défini la réalisation de l’ascension du Mont Blanc dans les Alpes. Il s’est vite avéré que cet objectif était beaucoup trop ambitieux, orienté vers trop d’action et non-acceptable pour une grande partie du groupe. Dans un second temps, il a été question de réitérer un challenge que l’équipe avait déjà fait dans l’Atlas, au Maroc. Une fois que le projet avait été exposé aux participants, il s’est avéré qu’il était beaucoup trop facile et pas assez ambitieux. Il était en fait beaucoup trop facilement atteignable. Il fut dès lors question de trouver un juste milieu – et même si géographiquement la Corse est entre les deux – ce fut un pur hasard que nous nous retrouvions sur cette île. 

Ce challenge Corse est atteignable mais pas du tout facile. Il demande véritablement à l’ensemble de l’équipe d’être orienté vers l’action et le défi. C’est très ambitieux mais il est accepté par l’ensemble des participants. Il y a consensus sur l’acceptation. Nous avions un projet qui suivait la structure SMART.

 

R POUR RÉALISTE

Pour que ton objectif entre dans le cadre réaliste, il faut que le niveau qui fait qu’il sera réalisable soit défini dès le départ. C’est-à-dire qu’il faut définir un challenge qui motivera le plus grand nombre de personnes et évitera les nombreux abandons. En effet, le challenge répondant à tout un ensemble de critères, certains participants seraient tentés d’abandonner leur progression vers l’objectif.

 

Revenons à l’équipe Corse qui s’appelle maintenant : « Mission To The Top »

Le critère de faisabilité est tout à fait acceptable. Il y a d’ailleurs dans l’équipe des personnes qui l’ont déjà réalisé et augmentent alors considérablement le niveau de confiance des participants. Le niveau de faisabilité est également fort proche du niveau de pertinence. En effet, les participants ne manqueront pas de se poser la fameuse question : « pourquoi je fais cela ? ». Le fait d’avoir des participants l’ayant déjà réalisé dans sa totalité augmente la cohésion du groupe autour de ces deux mêmes personnes. Toutes leurs questions peuvent être soumises et des réponses apportées en temps réel. Comme nous le verrons plus tard, ce critère de faisabilité sera fortement mis à l’épreuve. En effet, le projet est réaliste mais comme nous l’avons dit précédemment, il est très ambitieux et demandera un passage à l’action considérable, sans quoi il ne sera pas atteignable.

 

T POUR TEMPORELLEMENT LIMITE

Un objectif demande une échéance et celle-ci doit être placé correctement dans le temps. Il est nécessaire d’avoir des dates d’évaluations, une date butoir et une date de clôture. C’est ainsi que l’on préférera des nombres précis pour délimiter la période de temps. Par exemple : « d’ici cinq mois », ou encore « d’ici le 24 mai ». On ne donnera aucun terme flou qui pourrait décourager un des membres ou l’équipe.

 

En ce qui concerne Mission To The top

Chaque fin de mois, je procédais à une évaluation de ce qui leur était demandé lors du mois en cours. C’est ainsi qu’ils avaient cinq évaluations directes. Le challenge était au préalablement établi du 7 au 14 juin. Il s’agissait là de date fixe sur laquelle l’ensemble de l’équipe était d’accord. Cette date a d’ailleurs été verrouillée très tôt par la réservation des tickets d’avions et des différents hôtels d’étape.

La méthode SMART est véritablement infaillible pour la réalisation de vos projets.

J’ai déjà entendu pas mal de personnes me dire que ça ne fonctionnait pas pour eux et lorsque je m’attardais sur la manière dont ils avaient utilisé la méthode, je me rendais compte d’une chose bien spécifique : ils avaient simplement mal défini une des étapes de la méthode smart.

 

Les principaux blocages sur cette méthode sont ceux-ci :

• Spécifique

Il n’est pas rare que les personnes ne soient pas assez spécifiques dans la définition de leur projet. Ils ne voient que l’étape finale en oubliant les étapes intermédiaires. En bref, ils veulent aller trop vite et ils se fourvoient sur l’aspect spécifique de leur projet.

Pour ce faire, la solution est de vous entraîner à exposer votre projet devant une audience qui n’y connait absolument rien. Prenez note des questions posées, généralement elles sont sources d’étapes intermédiaires.

• Mesurable

Ce critère est trop souvent délaissé. Les personnes ne pensent pas qu’il est nécessaire de le mesurer par parties. C’est-à-dire qu’ils estiment que la seule mesure nécessaire est l’accomplissement final du projet. Ils ne se donnent pas la peine de se donner des étapes intermédiaires pour savoir si le projet sera mené correctement.

La solution : obligez-vous à mettre en place un questionnaire hebdomadaire qui prendra en compte tous les aspects d’avancement du projet. Ensuite, réaliser une fois par mois une réunion avec vous-même ou avec le groupe qui travaille sur le même projet pour évaluer vos avancements. Évaluer à chaque fois si la date que vous vous êtes fixé reste réaliste.

• Atteignable

Il y a deux sortes de personnes qui remplissent ce critère. Il y a ceux qui fixent des objectifs tellement atteignables qu’ils les atteignent très tôt et voient leurs projets avancer à grands pas. De l’autre côté, il y a ceux qui se fixent des objectifs tellement hauts et tellement inaccessibles qu’ils se découragent complètement en cours de route. C’est comme s’ils avaient une liste de choses à faire qui ne ferait que grandir jour après jour.

La solution : définissez des critères très clairs pour un laps de temps très court qui vous serviront d’évaluation. Lorsque vous évaluerez le temps qu’il vous a fallu pour remplir une partie du projet, évaluer si l’objectif est toujours atteignable ou s’il faut réviser complètement celui-ci.

• Réaliste 

Comment définissez-vous le caractère réaliste de votre projet ? Définissez-vous cela en terme de participants, de réalisation du projet, du maintien d’un consensus le plus large sur la résolution du projet ? Il est très important que ce critère de faisabilité le devienne à un moment donné. Il n’est pas obligatoirement réaliste dans sa totalité au départ.

La solution : ayez des critères de faisabilité excessivement ambitieux. C’est de cette seule manière que vous y arriverez. Faites comme l’entreprise CORESCO qui propose des challenges sportifs internationaux. Si le challenge n’est pas estimé impossible par la majorité des participants au départ, c’est qu’il n’est pas assez réaliste. Le fait d’être réaliste le deviendra par le passage à l’action et l’entraînement.

• Défini dans le temps

C’est certainement le critère le plus important que vous puissiez définir dans mes objectifs SMART. Posez une date précise avec une heure précise, une minute précise et une seconde précise. C’est sur ce simple critère de temporalité que vous allez pouvoir gérer votre temps pour l’accomplissement de votre projet. C’est ce critère qui va donner le rythme à votre projet.

Une solution : Adoptez pour toutes les étapes, les objectifs, les sous-objectifs un moment ultra précis dans lequel ils seront réalisés et tenez-vous à ses échéances quoiqu’il arrive. Mais n’allez dormir que si vous respectez les échéances que vous vous êtes donné.