Souvent, nous sommes tout à fait capable de définir les projets que nous voulons réaliser mais cela s’avère plus compliqué lorsqu’il faut décomposer un projet en objectifs puis en tâches.
En effet, on se définit une liste de projets concrets que l’on estime accessibles et puis surviennent les premières difficultés.
On se rend compte qu’atteindre son objectif demande du temps, la motivation s’estompe après quelques jours ou encore le manque d’inspiration brise complètement notre élan.
Oui, se définir des projets est l’étape la plus facile mais décomposer un projet en objectifs puis en tâches spécifiques s’avère pour un grand nombre d’entre-nous relever du vrai parcours du combattant.
Définir des projets
C’est certainement l’étape la plus facile.
Il suffit tout simplement de réaliser une liste de projets que vous souhaitez atteindre, faire ou encore réaliser.
Je pense qu’à ce niveau, tout le monde peut y arriver.
On a tous, quelque part, la volonté de réaliser quelque chose dans notre vie.
Si je prends par exemple mes projets d’année, cela peut par exemple être :
- Vivre en harmonie avec ma compagne
- Réaliser 100 000 € avec mon entreprise
- Rendre mes plate-formes Internet davantage rentables
- Réaliser un voyage
- Publier 5 livres ou davantage sur ma plate-forme Grandir & Réussir
- Garder la forme toute l’année
- Développer des partenariats
- Passer des moments de qualité en famille
Personne ne saura, mieux que vous-mêmes, exactement ce que vous voulez et c’est en cela que la réalisation de projets est à chaque fois comparable à un défi que l’on se donne à soi-même et que l’on réalise.
Une fois que ces projets sont définis, que les différents défis sont en place et que vous avez défini une échéance dans le temps comme par exemple 1 an ou même 6 mois, il est temps de se relever les manches.
La mise en place de liste
Pour commencer, vous avez certainement réalisé des listes de tâches comme bon nombre de personnes le font.
Vous avez certainement été le témoin de cette liste qui ne se termine jamais et qui, en plus, semble s’allonger au fur et à mesure des jours.
Vous vous rendez compte que vous avez du mal à donner la priorité aux bonnes choses et vous vous découragez par l’ampleur de ce qu’il y a encore à faire.
Diviser pour mieux décomposer un projet en objectifs puis en tâches
Dois-je vraiment vous rappeler combien je suis un passionné de l’action ?
Il est vrai que j’aime passer à l’action car j’apprécie par-dessus tout me voir avancer dans les choses que j’entreprends.
Ci-dessous, je vous propose une méthode simple et efficace pour que vous puissiez décomposer un projet en objectifs puis en tâches afin de les atteindre à tous les coups.
Elle repose sur la division d’un objectif en tâches spécifiques qui ne vous demanderont plus qu’à passer à l’action pour progresser vers la réalisation du projet.
La réalisation de mes projets nécessite bien entendu une bonne organisation mais en plus de cette organisation, il faut une bonne stratégie pour partitionner votre travail afin que chaque jour vous puissiez vous rendre compte que vous avancez.
En agissant de la sorte, vous évitez la démotivation et vous restez concentré sur des tâches hyper spécifiques qui vous permettront de réaliser vos objectifs directement en lien avec vos projets.
Il ne me viendrait pas à l’idée de vous proposer une méthode qui ne fonctionne pas.
Je l’utilise personnellement tous les jours et je peux vous assurer que c’est très gratifiant.
Qu’il s’agisse de mes objectifs personnels ou professionnels, cette méthode m’apporte des résultats très importants.
C’est pour cette raison que je vous la partage et que je suis certain qu’elle vous amènera à grandir et surtout à réussir plus rapidement.
Je vous propose maintenant de vous expliquer comment mettre cette dernière en pratique.
N’ayez crainte, il ne s’agit pas d’un grand tour de magie mais bien d’une application stricte et directe d’une stratégie très précise.
En l’appliquant sur vos projets, vous les atteindrez plus facilement.
Vous augmenterez également sans aucun doute votre clarté par rapport à ce que vous souhaitez atteindre tout en augmentant votre efficacité.
Un postulat de base pour décomposer un projet en objectifs puis en tâches
J’aime souvent prendre cet exemple imagé lorsque je donne des conférences sur la gestion du temps ;
Je pose souvent cette question :
« Comment mange-t-on un éléphant ? »
La plupart du temps, la plupart de l’assemblée m’explique que cela va être compliqué car il faut d’abord l’attraper puis ensuite répartir la viande, etc.
Le plus impressionnant à chaque fois que je pose cette question, c’est que pour un grand nombre de personnes, cela semble évident que l’on ne mangera pas l’éléphant en une seule fois et qu’il faudra le manger par parties.
Je les rassures ensuite sur le fait que je n’ai jamais mangé d’éléphant et que cela n’est vraiment pas prêt de se produire.
En ce qui concerne cette méthode, c’est exactement ce qu’il faut appliquer.
Les trois phases pour décomposer un projet en objectifs puis en tâches
Phase numéro 1 : Identifier précisément le projet que vous souhaitez réaliser.
Je vous l’ai déjà expliqué, la clarté est primordiale pour ceux qui veulent réussir dans ce qu’ils entreprennent.
Si vous n’êtes pas capable de donner de la précision à ce que vous voulez, comment allez-vous savoir que vous êtes bien dans la bonne direction de ce que vous souhaitez exactement atteindre ?
Si par exemple vous souhaitez trouver un travail, il conviendra de définir exactement ce que vous souhaitez comme travail :
- S’agit-il d’un travail manuel ou d’un travail intellectuel ?
- Avez-vous des compétences spécifiques ?
- Quelles sont les particularités que vous mettrez en avant ?
- Pour combien de temps cherchez-vous un travail ?
- Recherchez-vous un temps partiel ou un temps plein ?
- Souhaitez-vous qu’il soit proche ou loin de chez vous ?
- Êtes-vous flexible pour par exemple travailler de nuit ?
- Préférez-vous travailler en solitaire ou en équipe ?
- Avez-vous quelque chose à apporter à une quelconque entreprise ?
- Qu’est-ce qui vous différencie d’un autre candidat ayant le même profil que vous ?
- Quelles sont vos points forts et vos points faibles ?
- Jouissez-vous déjà d’une expérience dans un domaine ?
- Etc.
Il ne fait nul doute que l’on vous posera cet ensemble de questions en entretien d’embauche et il convient dès maintenant, au départ de la définition de votre projet, de savoir exactement ce que vous voulez.
Allez au maximum dans les détails de vos attentes sans quoi vous ne saurez pas identifier une opportunité.
Nombreuses sont les personnes qui se définissent un objectif comme par exemple de trouver un travail mais, soyons réalistes, cela ne veut absolument rien dire.
C’est résumer que vous êtes bons à tout et que vous savez exactement tout faire !
Mais cela veut aussi dire que vous n’êtes bon à vraiment rien !
Bref, vous l’aurez compris, donner le maximum de clarté et de spécificités sur le projet que vous souhaitez remplir est primordial.
Phase numéro 2 : Découper le projet en 5 grandes étapes maximum
En agissant de la sorte, vous dégagerez les lignes les plus importantes de votre projet sans vous perdre en chemin.
En effet, vous veillerez à nouveau à y inclure un maximum de détails.
Il se peut que vous n’ayez même pas cinq étapes et c’est très bien comme cela.
Cinq étapes étant le maximum sans quoi le projet vous paraîtra inaccessible.
Si l’on prend le développement d’une entreprise, on considérera les points suivants :
- Recrutement de personnel
- Mise en place des différentes tâches de chacun
- Trouver un bâtiment ou des bureaux
- Définir votre entreprise
- Établir un business plan qui fonctionne
Vous remarquerez qu’en procédant de la sorte, vous tirez les grandes lignes de votre projet mais elles restent cependant très générales.
Il est difficile de réaliser des actions concrètes sur ces objectifs tellement ils paraissent abstraits.
C’est pour cette raison précise qu’il faudra aller plus loin dans le découpage de ces objectifs.
Phase numéro 3 : Diviser chaque objectif fixé en sous étape
Cette deuxième phase considère que vous creuserez davantage dans le détail pour diviser les objectifs en tâches plus spécifiques.
C’est-à-dire que vous entrerez de manière plus approfondie dans la réalisation concrète des étapes de votre objectif qui mèneront à la réalisation de votre projet.
Reprenons le premier objectif que l’on s’était fixé dans l’exemple : le recrutement.
Il va falloir établir plusieurs sous étapes avant de réaliser le recrutement proprement dit :
- Établir le profil de chaque personne que vous souhaitez recruter ?
- Déterminer le nombre d’heures de travail de chaque employé dans votre entreprise ?
- Le budget que vous allouez pour ce recrutement ?
- Les savoirs être des personnes que vous recruterez ?
- Etc.
En rentrant déjà beaucoup plus dans le détail de cet objectif, on se rend compte que l’on arrive à des tâches qui deviennent plus spécifiques et qui amènent peut-être d’elles-mêmes de nouvelles questions.
Tant que vous n’apportez pas une réponse concrète pouvant être mise en place pratiquement immédiatement, il est important de continuer le processus de division du projet de départ en objectifs puis en tâches.
L’important est de garder à l’esprit le fait de décomposer un projet en objectifs puis en tâches.
Phase numéro 4 : Décomposer à nouveau les sous étapes en d’autres sous étapes
Réaliser ce processus une nouvelle fois devrait normalement vous permettre d’arriver à des actions simples et relativement courtes à réaliser.
Reprenons notre exemple avec l’importance de : réaliser le profil de chaque personne que vous souhaitez recruter.
Vous allez certainement définir le profil d’un comptable, peut-être celui d’un associé, le profil d’un ou d’une secrétaire, etc.
Il se peut que vous ayez toutes les capacités pour réaliser la rédaction de ce genre de profil ou peut-être pas.
Si ce n’est pas le cas, il sera peut-être opportun de vous rapprocher d’une structure qui vous fournira une personne pour le faire ou de suivre une formation pour développer ce type de compétences.
De cette manière, vous saurez que vous êtes arrivés sur une tâche directement réalisable : embaucher une personne pour le recrutement ou vous renseigner pour faire une formation sur un recrutement en entreprise.
Il peut parfois arriver que les tâches finales sur lesquelles vous aboutissez ne sont pas du tout à votre portée.
C’est de cette manière que vous verrez vraiment l’ampleur du travail à réaliser et que votre projet mettra peut-être plus de temps que prévu ou parfois moins de temps que prévu.
En procédant de la sorte, vous créez deux choses : de la clarté et de la motivation.
Création de clarté et de motivation pour grandir et réussir plus rapidement
La création de clarté
En procédant au découpage des projets en objectifs puis en tâches vous augmentez constamment la clarté de votre projet.
Vous avez également plus de facilité à déterminer le temps qu’il vous faudra pour le réaliser vous-même ou par votre équipe.
Apporter de la clarté dans vos projets est rassurant car vous savez que même les petites choses que vous faites sont en lien avec votre projet de départ.
En agissant de la sorte, vous donnez énormément de sens à l’action.
La création de motivation
Dans la réalisation de ce découpage des projets en objectifs puis en tâches, vous apportez à vous-même et aux personnes qui travailleront avec vous beaucoup de motivation.
En effet, vous pouvez expliquer aux personnes avec lesquelles vous travaillez que la petite tâche qu’elles sont occupées de faire est en lien direct avec une tâche plus importante sur laquelle vous êtes deux ou trois équipes à travailler.
Ce faisant, cela permettra à tous d’atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé car cela rentre dans le cadre du projet X.
En travaillant de cette manière, vous apportez du sens dans votre travail et celui des autres.
Il est également plus facile de rester concentré sur ce que l’on a à faire car il s’agit de tâches simples et faciles à réaliser.
Vous pouvez dès lors transformer n’importe quel projet en objectifs puis en tâches.
En d’autres mots, vous êtes capable de manger n’importe quel éléphant peu importe sa taille.
Il n’est pas rare que lorsque j’explique cette méthode en 4 étapes, on trouve cela pratiquement révolutionnaire.
Pour ne rien vous cacher, si vous n’avez jamais utiliser cet outil auparavant, je peux vous assurer que c’est le cas.
Souvent, la question suivante que l’on vient me poser est comment la mettre en place concrètement ?
Comment décomposer un projet en objectifs puis en tâches avec un outil concret ?
Il est vrai qu’il existe des outils très spécifiques et pratiquement scientifiques qui ont été mis en place pour réaliser des projets le plus rapidement au sein d’entreprises.
Je ne vais pas vous cacher que ces outils sont parfois très onéreux.
Pourtant, la bonne nouvelle, c’est que vous pouvez le faire chez vous de manière excessivement simple et gratuite.
2 outils applicables tout de suite pour décomposer un projet en objectifs puis en tâches
La manière artisanale pour décomposer un projet en objectifs puis en tâches
Il s’agit tout simplement de prendre une feuille de papier A4 et d’y noter votre projet dans le coin supérieur gauche.
Tracer ensuite cinq traits qui diviseront la feuille jusqu’au bord de celle-ci comme le ferait des rayons de soleil.
Cela représente les cinq objectifs maximum de votre projet.
Ensuite, à partir de chacun de ces objectifs, vous pouvez ajouter en restant dans le même compartiment les sous étapes nécessaires pour arriver à cet objectif pour évidemment arriver à des tâches bien concrètes.
Je vous conseille tout simplement de le faire au crayon, de cette manière si vous avez besoin de rectifier les choses, vous pourrez très facilement le faire avec une gomme.
La manière numérique de décomposer un projet en objectifs puis en tâches
La manière de procéder est pratiquement la même que la manière artisanale.
Sauf que vous gagnerez encore plus de clarté en utilisant un document Excel.
Procéder de la sorte :
- Écrivez dans la première colonne votre projet.
- La colonne suivante représentera les objectifs à atteindre pour la réalisation de ce projet.
- La colonne à droite correspondra aux premières sous étapes à atteindre pour réaliser les différents objectifs.
- Puis vous continuerez avec la colonne suivante où vous écrirez les sous étapes des sous étapes à atteindre pour réaliser les différents objectifs qui mèneront à la réalisation du projet.
- Vous pouvez de cette manière ajouter le nombre de colonnes nécessaire pour les sous étapes en question.
Enfin, une fois que ce sera fait, vous pourrez soit le garder dans votre ordinateur soit l’imprimer – ce que je vous conseille de faire – mais en laissant toujours un seul projet par page pour avoir un maximum de clarté.
Pour vous familiariser correctement avec cet outil de décomposition des projets en objectifs puis en tâches, je vous recommande d’abord de le faire avec de petits projets et d’évoluer ensuite vers des projets de plus en plus importants.
Vous verrez, comme moi, à un moment donné, cette manière de faire deviendra votre manière de penser et je peux vous assurer qu’à ce moment-là vous deviendrez inarrêtable.