Parfois, on a envie que tout se réalise rapidement et on oublie la méthode d’amélioration continue.
Que ce soit pour des projets à court terme, à moyen terme ou à long terme, on aimerait bien parfois qu’il suffise de claquer des doigts pour qu’ils se réalisent.
C’est comme si le génie sortait de sa lampe magique et puis boum, en 2 ou 3 mouvements, tout réussi, et en plus, dans les meilleurs délais et de la meilleure manière possible !
Oui mais dans la réalité, ça ne se passe pas vraiment comme ça.
Et pourtant …
Oui, je dis « et pourtant » car il est tout à fait possible de mettre tous les moyens de votre côté pour réussir plus vite et mieux.
Pour cela, pas besoin de réinventer la roue, certains l’ont déjà fait avant nous et on appelle cela la méthode d’amélioration continue ou le Kaizen.
La méthode d’amélioration continue ou Kaizen ?
La méthode Kaizen – que l’on peut également appelé en fonction des traductions la méthode itérative ou encore la méthode d’amélioration continue – provient du Japon et a été mis en place dans de grandes entreprises comme par exemple Toyota.
Cette méthode est utilisée par de grandes entreprises afin d’accroître leur efficacité, leur productivité et leur performance comme en témoigne cet ouvrage « Work Organization and Methods Engineering for Productivity« .
Elle se base surtout sur l’innovation et le fait de procéder constamment par essais et par erreurs en vue de trouver la meilleure manière de procéder.
En agissant de la sorte, ces entreprises restent toujours à la pointe du marché et sont constamment animées sur l’excellence.
En ce qui nous concerne, on ne va pas développer une multinationale ou une très grand entreprise (quoi que ?) mais bien améliorer votre bien-être en étant plus performant et plus productif.
La méthode itérative ou méthode Kaizen vous permet d’améliorer constamment les choses que vous faites.
Avant toute chose, arrêtons-nous sur la définition du Kaizen :
La méthode Kaizen : définition et compréhension
« Celui qui veut avancer trouve des solutions, celui qui ne veut rien faire trouve des excuses. »
Cette petite citation illustre très bien la manière de fonctionner du Kaizen.
Elle se focalise spécifiquement sur les petits progrès, elle se veut une démarche d’amélioration continue, pas à pas, pour réaliser de petits changements aboutissant finalement sur les plus grands changements.
La méthode Kaizen est avant tout un état d’esprit qui mène, à sa manière, à l’excellence grâce à des améliorations réalisées jour après jour dans le poste de travail.
La plupart du temps, il s’agit d’améliorations simples et peu coûteuses réalisées par les opérateurs eux-mêmes.
Origine du mot kaizen
Si l’on s’attache au mot kaizen, il vient de la fusion de deux mots japonais :
- Kai qui signifie changement
- Zen qui signifie bon
On traduira donc par « bon changement ».
L’approche Kaizen, c’est donc préférer des solutions parfois imparfaites mais qui existent et qui se veulent d’avancer vers des solutions plus adéquates et plus en phase avec ce dont on a besoin.
C’est aussi tenir compte que la situation parfaite n’existe pas.
Les objectifs de la méthode d’amélioration continue
- Éliminer tous les gaspillages
- Améliorer les délais à tous les niveaux
- Permettre aux personnels de participer à l’amélioration du poste de travail
- Améliorer les conditions de travail
- Se focaliser sur l’excellence
- Augmenter la performance de l’entreprise et gagner en productivité et compétitivité
Il y a plusieurs conditions de réussite aux règles Kaizen :
Conditions de réussite de la méthode d’amélioration continue
- L’implication de tous les membres de l’équipe de travail
- La définition d’objectifs réalistes, clairs et ambitieux
- L’utilisation des bons outils du management de qualité
- Rigueur et motivation
- Des procédures simples et accessibles (a priori) à tous
« Fais-le mieux, rends-le meilleur, améliore-le même s’il n’est pas cassé, parce que si nous ne le faisons pas, nous ne pouvons pas concurrencer ceux qui le font. »
Les 10 règles de l’amélioration continue de la méthode Kaizen
C’est à Masaaki Imai, né en 1930 à Tokyo, que l’on doit la méthode Kaizen ou ce que l’on appelle plus spécifiquement aujourd’hui le « lean management » en entreprise.
On peut traduire cela par « management de réduction ».
L’auteur nous explique qu’il existe 10 règles Kaizen permettant d’augmenter la performance et la productivité des entreprises mais aussi des personnes :
1. Remettre en question les pratiques actuelles.
Il s’agit d’oser dire ce qui ne fonctionne pas. Si quelque chose ne fonctionne pas, il faut faire en sorte de le réparer pour que cela fonctionne et d’ensuite l’améliorer.
2. Voir comment réussir un projet plutôt que de dire que cela ne fonctionnera jamais.
Il s’agit de développer un état d’esprit visant l’excellence et de partager son enthousiasme aux collègues de travail.
3. Il ne faut jamais chercher des excuses à un problème et encore moins des coupables mais remettre les pratiques actuelles en cause.
Lorsqu’il y a des incidents dans l’entreprise ou dans votre vie, il convient de se poser les questions suivantes :
- Le personnel est-il bien formé ?
- Est-ce qu’il y a des lacunes dans le programme de formation ?
- Les modes opératoires sont-ils présents et visibles ?
- L’atelier, le poste de travail est-il rangé ?
Ces questions sont bien sûres transposables dans votre vie quotidienne en terme de bien-être, d’apprentissage et d’utilisation de vos acquis.
4. Ne pas chercher la perfection dès le départ mais plutôt chercher à s’améliorer de manière stable.
On ne va pas se cacher que le but de l’amélioration continue est d’atteindre la perfection mais on considère que cela s’atteindra par étape.
La finalité est d’enclencher un processus d’amélioration continue et rapide. Il s’agit de réaliser directement les ajustements pour tendre vers l’excellence et de ne pas attendre que les choses bougent d’une autre manière.
5. Ne pas attendre pour corriger les erreurs, il faut agir dès qu’elles apparaissent.
Si vous ne voulez pas subir un arrêt complet de l’entreprise, un accident, une dégradation certaine, il faut directement arrêter l’hémorragie.
Ce qui n’est pas acceptable, c’est de ne rien faire lorsqu’il y a un incident, ou même de laisser un problème se développer devant nos yeux.
6. Donner la priorité aux solutions qui ne nécessitent pas d’investissement.
Souvent, lorsque l’on est confronté à un problème avec un outil ou une machine, il est plus facile de dire « on remplace cet outil par un nouveau, c’est plus simple ».
Lorsque vous développez la méthode Kaizen et l’état d’esprit Kaizen, vous visez constamment une dépense proche de zéro.
C’est uniquement dans le cas où il n’y a aucune autre solution possible que vous pouvez demander un investissement pour réaliser l’amélioration en question.
7. Même si cela fonctionne bien, cherchez constamment de nouvelles idées pour améliorer votre travail.
Cette règle tient compte du fait que l’excellence n’est jamais atteinte et que l’on peut toujours faire mieux.
Elle sous-entend également qu’il ne faut jamais accepter les choses comme elles sont mais toujours faire en sorte de les améliorer.
8. Identifier la cause première de votre problème en vous posant la question « pourquoi » cinq fois d’affilée.
Lorsque vous poserez cinq fois la question du pourquoi, vous vous rendrez compte que vous arriverez à trouver des dysfonctionnements et cela permet souvent d’augmenter la clarté et de mieux comprendre le problème auquel on doit faire face.
9. Avant de prendre une décision, demander l’avis de 10 personnes plutôt que de vous contenter du savoir d’une seule.
Même si une personne est considérée comme leader dans son domaine ou à laquelle on accorde un grand savoir, elle négligera peut-être un tout petit détail qui fera toute la différence.
Au plus vous demandez à des personnes de se pencher sur la résolution d’un problème, au plus vous aurez l’opportunité de voir si vous prendrez la bonne décision.
10. Ne jamais perdre de vue que les possibilités du Kaizen sont illimitées.
C’est certainement le meilleur conseil que l’on puisse donner à toute personne utilisant la méthode Kaizen en tant que méthode d’amélioration continue.
Elle demande à tous les individus de rester constamment créatifs et de considérer qu’il n’y a jamais de limite.
Elle se penche constamment à améliorer la clarté de ce que l’on fait.
Comment transposer la méthode d’amélioration continue dans votre vie ?
Niveau 1 : vouloir changer mais pas tout changer
De nombreuses personnes réalisent du développement personnel ou même des formations car elles ont le désir de tout changer.
Ce n’est pas comme ça que l’on procède !
Il y a bien entendu le fait de vouloir changer et c’est un préalable indispensable.
Cependant, vouloir tout changer, c’est aller à contre-courant et même ne pas tenir compte de cette spécificité.
Vouloir tout changer ça ne sert à rien.
Adoptez donc un état d’esprit positif et avancez vers l’amélioration continue.
Gardez à l’esprit que la vie est un changement perpétuel marqué par des adaptations permanentes.
Niveau 2 : avancer pas à pas
Dans la méthode Kaizen, c’est en réalisant de petits changements que l’on tend constamment vers la perfection.
Il en est de même pour vous, il s’agit de réaliser de petits changements après de petits changements.
L’amélioration continue repose sur un phénomène de progression continuelle.
Il s’agit d’une démarche à la fois régulière et cohérente.
Pour toutes les choses que vous désirez changer ou améliorer dans votre vie personnelle et même professionnelle, commencez par de petites actions.
Il ne vous viendrai par exemple pas à l’idée de vous remettre au sport en commençant par courir un marathon. Vous commencerez certainement par 15 minutes de course puis 30 minutes la semaine suivante puis 45 minutes le mois suivant, etc.
C’est comme la réalisation d’une formation, de nombreuses études scientifiques ont démontrées qu’il était préférable d’apprendre un petit peu chaque jour pour avoir de très bons résultats et qu’il ne servait à rien de se forcer à un apprentissage.
Les applications d’apprentissage de langues étrangères actuelles en sont d’ailleurs un bon témoin.
Niveau 3 : évaluer constamment
La méthode Kaizen prônant l’amélioration continue est formelle, il faut constamment évaluer ce que l’on fait et rester créatif dans tout ce que l’on met en place et encore davantage dans les gestes les plus banales du quotidien.
Posez-vous constamment ces simples questions :
- Pourquoi je fais cela ?
- Qu’est-ce qui a bien fonctionné dans la réalisation de … ?
- Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné dans la réalisation de … ?
- Que puis-je améliorer pour que ça fonctionne mieux ?
- Quelle est la prochaine action à mettre en place qui permettra de grandir et réussir ?
En évaluant constamment vos avancements, vous procédez par amélioration continue dans tout ce que vous faites.
Vous mettez alors l’accent sur les petits changements positifs qui ont un impact énorme sur votre vie.
Vous ne pouvez donc plus rencontrer l’échec car soit vous réussissez soit vous apprenez !
Dans le premier cas, vous accédez à la réussite et dans le second, vous grandissez.
Planifier constamment la prochaine petite action que vous réaliserez.
Cela vous permettra de rester dans l’état d’esprit de l’amélioration continue qui vous amènera constamment à grandir et à réussir.
Niveau 4 : passer constamment à l’action
Une fois que vous aurez évalué votre avancée, ce n’est pas à ce moment-là que tout se termine !
En effet, nous avons été formaté à l’école que l’évaluation se situe à la fin du processus et qu’il n’y avait plus rien ensuite.
Ce n’est pas du tout le cas de la méthode d’amélioration continue, il s’agit maintenant de passer à l’action chaque jour.
En agissant de la sorte, vous intégrez la méthode d’amélioration continue comme une habitude de vie et vous développez un cercle vertueux où toutes les actions que vous mettez en place ont pour but d’améliorer votre vie et votre développement personnel.
C’est pas à pas que vous modifierez vos croyances personnelles et surtout transformerez vos croyances limitatives en opportunités.
Oui, soyons clair, il s’agit d’un mode de vie dans lequel les petits défis ne manquent pas et où l’ambition est présente mais, croyez-moi, le jeu en vaut la chandelle !
Niveau 5 : le jeu du succès et de la réussite
En utilisant la méthode d’amélioration continue, il n’y a pas de mise en échec car vous apprenez constamment et vous réussissez tous les jours.
À ce jeu, à la différence des entreprises, vous êtes à la fois celui qui joue, celui qui pose les règles et celui qui évolue.
Vous avez dès lors toutes les cartes en main pour utiliser la méthode d’amélioration pour augmenter votre bien-être, votre performance personnelle et votre productivité quotidienne.
Bien plus qu’une amélioration continue
Si la méthode Kaizen se développe si fortement dans les entreprises c’est justement parce qu’elle fonctionne et qu’elle permet un meilleur épanouissement au travail.
Elle responsabilise les individus et, en même temps, elle fait appel à sa créativité.
Ce faisant, nous utilisons les deux hémisphères de notre cerveau, le droit et le gauche.
On obtient dès lors un meilleur équilibre dans sa vie professionnelle.
Ces bénéfices sont tout autant applicables dans la vie personnelle si vous adaptez la méthode d’amélioration continue au quotidien.
On peut réellement parlé d’une philosophie de l’action
Elle fait à la fois appel à la volonté et à l’engagement.
C’est le désir constant de progresser et d’aller vers la meilleure version de soi-même.
Elle ne tend pas vers la perfection dans le sens où l’amélioration continue recherche toujours dans l’aspect créatif de nouveaux développements et de nouvelles pistes d’amélioration.
C’est chercher petit à petit qui on est, comment on fonctionne, comment on peut devenir performant et productif dans sa propre vie.
Chaque être humain est unique et à une manière de penser et d’agir qui lui est propre, c’est pour cela que la méthode d’amélioration continue convient au plus grand nombre.
J’ajouterais enfin que dans la méthode d’amélioration continue, le temps joue un rôle important car il invite à se développer sur le long terme pour récolter les fruits d’un travail réalisé petit à petit.
Mon expérience de la méthode d’amélioration continue
Vous n’êtes pas sans savoir que j’ai lancé plusieurs entreprises, elles ont toutes leurs réussites, leurs échecs et leurs apprentissages.
Ce qui m’a permis de développer CORESCO, Grandir et Réussir, Expéditions CORESCO et encore d’autres plateformes en ligne, c’est le développement de cette méthode d’amélioration continue.
Tout ce que j’ai appris dans ma première entreprise, c’est autant d’apprentissages et de réussites que je peux facilement transposer dans les projets suivants.
C’est un gain de temps énorme mais aussi une qualité de produits et de services constamment améliorée.
Un gain de temps et une amélioration de la qualité de service
J’ai connu des défis sportifs avec des équipes physiquement, émotionnellement et mentalement très éprouvants et j’aurais pu m’arrêter là.
À force de réflexion et de volonté d’amélioration continue, j’en suis venu à repenser toute la préparation de certains défis pour rendre l’expérience encore plus attrayante et plus extraordinaire aux clients.
Lorsque j’ai développé « Grandir et Réussir | Le développement personnel en action de chez soi » – et vous pouvez le voir dans les différents articles que j’ai écrit – il y a eu au cours des années une amélioration continuelle.
Il y a tout d’abord le contenu et toutes les formations réalisées pour développer davantage ce contenu et proposer des articles, des livres et des programmes plus en phase avec les demandes des clients.
Il y a aussi une augmentation considérable du nombre de mots écrits par article passant de 1000 mots pour les premiers articles à plus de 3000 mots et même plus pour les articles que j’écrit au moment même où je rédige ces lignes.
Cependant, mon investissement en temps n’a pas changé et pourtant, je suis plus performant et plus productif.
L’amélioration continue c’est être plus performant et plus productif
J’ai adopté la méthode d’amélioration continue pour être capable dans le même laps de temps de fournir un travail où les standards ont été considérablement élevés tant en qualité qu’en quantité.
Je n’ai eu absolument aucun patron m’obligeant à faire de la sorte ni même une quelconque contrainte pour travailler de cette manière.
Je l’ai fait en toute liberté, en pleine autonomie de mes moyens en sachant que dans le jeu de l’amélioration continue je suis à la fois celui qui joue, celui qui fixe les règles et celui qui réussit et apprend constamment.
Adopter la méthode d’amélioration continue ne dépend que de vous et vous n’avez pas besoin d’attendre une quelconque formation pour l’appliquer directement dans votre vie.
Appliquez-la dès aujourd’hui dans votre vie et commencez par ces tout petits changements qui feront les plus grands changements de demain.
L’amélioration continue est le meilleur investissement à faire dans votre vie
Le meilleur investissement que vous puissiez faire est d’investir sur vous car le processus d’amélioration continue n’est jamais perdu et vous grandirez sans cesse et réussirez de plus en plus.
Adopter dès aujourd’hui la philosophie de l’amélioration continue et c’est votre vie complète qui se métamorphosera sous vos yeux.
Croyez-en mon expérience, vous vous retournerez dans quelques mois, quelques années, en réalisant alors le chemin parcouru et comment vous y êtes arrivés.
Alors, peut-être qu’à ce moment précis, on vous posera la question des « 5 pourquoi » et qu’une des réponses sera : « Un jour, j’ai lu un article qui parlait de la méthode d’amélioration continue… »