COMMENT DÉLÉGUER EFFICACEMENT ?

Vous faites certainement partie de ces personnes ayant déjà un emploi du temps extrêmement chargé et, savoir comment déléguer efficacement vous ferait « peut-être » gagner un temps précieux ?

Vous avez entièrement raison et cela tient en un seul mot : la délégation !

Il ne faut pas nécessairement être un chef d’entreprise ou même un manager pour comprendre que déléguer efficacement vous permettra de réaliser vos projets plus rapidement.

La capacité de déléguer efficacement est accessible à tous pour autant que l’on en connaisse les différentes étapes.

Une fois que vous connaîtrez celles-ci, vous serez capable de déléguer efficacement n’importe quelle tâche, objectif ou même projet complet à une personne voire même à un ensemble de personnes.

Souvent, beaucoup pensent à déléguer en se disent que cela leur permettra d’avancer plus rapidement et plus efficacement mais ils ne le font pas car il faut d’une part être capable de le faire et d’autre part, avoir un haut degré de confiance.

C’est pour cette raison que déléguer efficacement n’est pas facile !

Pourtant, que vous soyez chef d’entreprise, manager ou bien même juste le leader de votre vie, il est important de savoir comment déléguer.

Avant de voir les étapes pour une délégation efficace, il paraît opportun de se pencher sur les apports de celle-ci.

Déléguer efficacement le travail

Les 4 apports d’une délégation efficace

1. Responsabiliser votre entourage

Lorsque vous développez votre capacité à déléguer efficacement, vous promouvez un sens plus important des responsabilités aux personnes à qui vous confiez des tâches.

Ce faisant, vous les valorisez et leur permettez d’utiliser leurs compétences ou d’en développer une nouvelle.

Cela a pour impact direct de motiver la ou les personnes concernée(s).

Responsabiliser les personnes avec lesquelles vous déléguez, c’est encourager un processus vertueux continuel.

2. Une maîtrise de votre temps

On ne va pas s’en cacher, le temps est la denrée la plus rare que nous ayons dans notre vie.

Elle est entièrement limitée.

Il ne dépend que de vous de choisir ce que vous en ferez et la délégation peut dès lors être primordiale pour réaliser tout ce que vous voulez.

Vous avez toute l’opportunité d’organiser votre journée tout en répartissant le travail que vous avez à faire entre vous-même et d’autres personnes.

En agissant de la sorte, vous planifiez votre temps et vous pouvez en épargner une grande partie.

Déléguer efficacement est également opportun pour gagner du temps même s’il faut reconnaître que ce n’est pas toujours évident ni simple de gérer les personnes à qui l’on a délégué des objectifs.

3. Une motivation des personnes/équipes

Dans les entreprises, on dit souvent que dans l’aspect de délégation, le plus important est de garder les collaborateurs motivés.

C’est tout à fait exact et il en est exactement de même en ce qui concerne un groupe, un club, une famille ou même un couple.

Il est important de répartir la délégation en fonction des forces de chacun et ainsi de maximiser la motivation de tous.

Dans ce cadre, vous vous concentrerez sur vos missions essentielles et celles sur lesquelles vous pouvez apporter le plus de valeur aux autres.

Si chacun peut travailler dans ses points de force, c’est l’ensemble de l’équipe qui performera.

De plus, on ajoutera à cela qu’en travaillant de la sorte chacun se sentira davantage impliqué et prendra plus facilement des initiatives car cela résonnera en lui comme un écho à sa propre mission.

Déléguer efficacement c'est motiver les équipes

4. Une focalisation sur les priorités

Déléguer efficacement c’est faire en sorte de perdre le moins de temps possible sur des futilités et d’allouer toutes les forces pour se concentrer sur l’essentiel.

Après tout, c’est bien pour cela que vous souhaitez déléguer !

Vrai ou vrai ?

La capacité de déléguer efficacement les tâches que vous jugez moins importantes pour votre avancement à une personne de confiance vous permettra de vous concentrer sur les problèmes qui requièrent toute votre attention.

On oublie trop souvent que les choses que l’on déteste parfois faire sont les choses que d’autres aiment faire par-dessus tout.

À chacun ses compétences et ses passions.

Maintenant que vous connaissez les apports d’une délégation efficace, il s’agit véritablement de le mettre en place de la meilleure manière possible.

J’ai retenu pour vous 10 étapes afin de déléguer efficacement.

10 étapes pour déléguer efficacement

Étape 1 : analyser objectivement votre travail

Tout d’abord, il convient d’analyser exactement votre emploi du temps.

Il s’agit d’avoir un compte rendu précis de ce que vous faites dans votre journée, dans votre semaine et même dans votre mois.

Vous veillerez spécifiquement à connaître le temps que vous consacrez aux différentes activités stratégiques.

Rencontrez-vous des problèmes récurrents ?

Y a-t-il des projets, des objectifs ou même des tâches que vous reportez sans cesse à plus tard ?

Il s’agit véritablement de se poser les bonnes questions et de ne pas faire l’autruche.

Il y a forcément des choses que vous aimez faire et d’autres que vous aimez moins.

Le but est véritablement d’identifier les activités non-essentielles pour vous qui vous prennent tout votre temps.

Étape 2 : Trouver le profil adéquat

On ne va pas se mentir, déléguer efficacement c’est surtout le faire avec la bonne personne.

Si vous êtes dans le besoin de changer un parquet chez vous il ne vous viendrait pas à l’idée de faire appel à un pâtissier.

C’est tout à fait normal !

Et pourtant, on ne compte pas le nombre de personnes qui font ce genre de délégation.

Il est donc excessivement important de sélectionner la personne qui sera la plus à même de faire votre travail.

Le but étant dans cette phase de trouver ce que l’on appelle un expert en son domaine.

En effet, en faisant appel à ce genre de personne vous serez sûr qu’il réalisera ce que vous lui demandez dans un temps extrêmement court et de la meilleure manière possible car il a l’habitude de le faire.

Trouver le profil adéquat pour déléguer

Étape 3 : Faire confiance

C’est certainement à cette étape que nombre de personnes devant déléguer efficacement s’arrêtent.

Elles se bloquent complètement sur ce genre de phrases :

« Comment pourrais-je faire confiance à quelqu’un sur ce travail que je suis capable de faire moi-même ? »

ou encore

« Combien cela va-t-il me coûter ? »

Tout l’art de la délégation efficace se joue dans le rapport de confiance.

Pour bien déléguer, cela commence par une confiance en intelligence de la personne à laquelle vous allez confier les choses.

Observez autour de vous comment cela se passe quand les personnes connaissent un véritable expert dans un domaine.

Elles en parlent et elles le recommandent vivement à toutes les personnes autour d’elles car l’expert lui aura fait gagner du temps, certainement de l’argent mais surtout car il a toute sa confiance.

Étape 4 : Savoir expliquer vos attentes

Déléguer efficacement c’est être capable d’identifier clairement le résultat attendu.

Si vous souhaitez que votre salon soit repeint dans une couleur verte, il ne fait aucun doute que si le peintre le met en rouge cela risque de ne pas le faire du tout.

Il faut que votre demande soit très claire et très précise.

Il est inutile à ce niveau d’expliquer comment vous auriez réalisé l’objectif que vous soumettez à la personne.

Être capable d’expliciter le résultat que vous attendez, c’est tout ce qui importe.

C’est exactement cela le plus important !

La manière dont la personne le fera n’est plus de votre ressort.

Dans cette quatrième étape, veillez à communiquer de manière claire avec la personne en question et n’hésitez pas à reformuler plusieurs fois pour vous assurer qu’elle a bien compris.

Pour que les résultats attendus soient exactement en phase avec ce que l’on a expliqué, certains s’engagent sur un contrat oral.

Je vous recommande vivement de le faire sur une base écrite, de cette manière, cela vous force à éclaircir votre esprit sur ce que vous attendez clairement et en plus vous aurez une preuve irréfutable de ce que vous avez demandé.

Étape 5 : Fixer une échéance réaliste

Je vous suggère d’ailleurs pour cette phase de vous reporter à la définition d’un objectif smart.

Cela vous permettra de définir exactement ce que vous souhaitez (étape quatre) et surtout de donner une échéance réaliste et atteignable dans le temps à la personne qui vous aidera.

L’objectif ici est bien de déléguer efficacement un travail, une page ou un projet dans des délais réalistes sans que vous déchargiez toute la pression que vous subissez sur une ou plusieurs autres personnes.

Un leader avisé trouvera toujours la bonne échéance.

Étape 6 : Laisser de l’autonomie

Combien de fois n’ai-je pas croisé des personnes – autant au sein d’entreprises que dans des familles – m’expliquant déléguer efficacement des tâches à différentes personnes et ne pouvant pas s’empêcher de les suivre dans leurs moindres faits et gestes.

En faisant cela, vous détruisez toute la motivation que peut avoir la personne dans la tâche que vous lui avez confiée sans parler du peu de confiance que vous lui témoignez.

La meilleure ligne que vous puissiez prendre c’est de laisser entière autonomie à la personne.

Laisser sa créativité s’exprimer ainsi que sa curiosité.

En fait, si vous la laissez agir en toute autonomie, elle se sentira libre et voudra d’autant plus être efficace et productive.

Elle sera motivée pour se dépasser dans ce qu’elle fait.

C’est généralement dans cette étape que certains sont le plus imaginatifs et le plus à même d’utiliser des ressources insoupçonnées pour atteindre la tâche ou l’objectif que vous lui avez fixé.

Permettre aux personnes de travailler en autonomie

Étape 7 : Mettre à disposition les bonnes ressources

Cela semble évident et pourtant j’ai déjà fait l’amère expérience de collaborateurs en entreprise qui n’avaient pas les ressources pour faire ce que l’on attendait d’eux et ne le l’ont pas dit.

Lorsqu’il y a quelques années je travaillais pour une multinationale dans la vente de matériel sportif, il arrivait régulièrement que nous ayons des inventaires à réaliser.

La volonté de l’enseigne a été de mettre à disposition un nouveau programme et des nouveaux outils pour le réaliser.

En tant que manager, j’ai demandé que mes équipes utilisent ses nouveaux outils pour réaliser les inventaires demandés et surtout qu’ils soient faits dans les temps impartis.

Après trois semaines, je me rendis compte que ma demande n’avait pas du tout été suivi.

Lorsque je suis allé demander aux collaborateurs pourquoi ils n’utilisaient pas les nouveaux outils pour réaliser l’inventaire, l’un d’entre eux me répondit très franchement qu’il ne savait pas comment l’outil fonctionnait.

D’où l’importance de s’assurer que la personne à qui vous déléguez une tâche ou un objectif dispose de toutes les ressources pour mener à bien cette tâche ou cet objectif.

Etape 8 : Réaliser un suivi

Déléguer efficacement ne veut pas dire que vous réaliserez tous les points ci-dessus en vous pointant juste le jour où tout est terminé.

Non, non, surtout pas !

Vous pouvez agir de la sorte mais je ne vous le recommande vraiment pas !

Il est important – dès que vous déléguez un objectif à une personne – de planifier plusieurs rencontres pour faire état de l’avancement du travail.

Cela a un double avantage :

Le premier est que vous contrôliez exactement l’avancement du travail si celui-ci se passe au mieux en fonction des résultats attendus.

Le deuxième est de maintenir l’engagement de la personne sur le projet en question.

S’il n’y a pas d’étapes intermédiaires pour évaluer l’avancement, il y a de grandes chances pour que la personne reporte sans cesse le projet à plus tard et/ou le fasse au dernier moment en bâclant les choses.

Réaliser un suivi c’est donc s’engager personnellement dans la réussite du projet.

Étape 9 : Exprimer votre disponibilité

Ce n’est pas parce que vous avez décidé de déléguer une tâche que vous n’avez absolument plus rien à voir avec elle.

Permettez à la personne à qui vous l’avez confié de vous poser des questions autant qu’elle le désire.

En agissant de la sorte, vous démontrez votre engagement vis-à-vis du projet.

Une manière d’exprimer votre engagement est de rester disponible pour tous ceux qui travaillent sur les tâches que vous avez déléguées.

Cela évitera un sentiment de mise à l’écart de la personne à laquelle vous avez confié le travail.

Restez toujours ouvert et disponible pendant tout le processus.

Étape 10 : Célébrer et remercier

Une fois que la tâche, l’objectif ou le projet est complètement réalisé comme vous l’avez demandé, il ne s’agit pas de vous octroyer tous les mérites.

Vous veillerez à toujours mettre en avant les personnes qui vous ont aidé à avancer, à grandir et à réussir.

J’aurais pu terminer sur ces 10 étapes de validation d’une délégation efficace.

Je me suis pourtant rendu compte qu’il y a une chose essentielle à savoir pour déléguer efficacement :

Célébrer et remercier une bonne collaboration

Quand déléguer efficacement ?

En effet, je vous ai expliqué au tout début les bienfaits de la délégation et tout ce qu’elle pouvait vous apporter.

Je vous ai ensuite donné 10 étapes vous permettant de déléguer efficacement auprès d’une personne, d’un collaborateur ou même d’un membre de votre famille.

Et pourtant, il s’agit de savoir quand déléguer efficacement.

Ci-dessous, je vous propose un ensemble de questions pour savoir quand déléguer :

  • Transmettre ce travail facilitera-t-il la prise d’initiative chez une autre personne ?
  • Si j’accepte de sous-traiter cette partie de mon travail, cela donnera-t-il davantage de sens à ce que nous faisons en équipe/en groupe/en famille ?
  • Si je délègue ce travail, cela permettra-t-il à d’autres personnes de s’impliquer davantage et d’augmenter leur motivation ?
  • En faisant le choix de confier ce travail à cette personne, est-ce que cela lui permettra d’apprendre de nouvelles choses ?
  • Une personne de mon entourage semble être à l’aise dans un travail que je souhaite déléguer ? A-t-elle un autre point de vue sur ce travail ?

Si vous répondez oui à une seule de ces questions, il est essentiel que vous déléguiez le travail.

Déléguer efficacement, un exercice quotidien

J’ai pour ma part travailler 7 ans dans des multinationales et je peux vous assurer que déléguer le travail était non seulement essentiel mais également vital pour ma fonction.

En effet, l’entièreté de mon travail était réalisé parfois par 15 équipes différentes.

Il s’agit dès lors de pouvoir déléguer efficacement n’importe quelle tâche, objectif ou même projet à une personne ou un ensemble de personnes.

Autant vous l’avouer franchement, ce n’est pas une chose facile !

Cela demande une grosse dose de confiance et surtout de pouvoir travailler les relations humaines de manière constante.

Je dois vous avouer que la part la plus difficile dans ce travail ne se situe pas tant dans les 10 étapes que je vous ai proposé mais bien dans ce que j’appellerai le contact humain.

En effet, c’est faire face à la complexité des personnalités, des caractères, des caractéristiques et des compétences des uns et des autres.

De plus, si travailler avec les Hommes demandent de bien les connaître, il s’agit aussi d’avoir la capacité de bien se connaître.

En effet, une personne ou une équipe sera d’autant plus enclin à réaliser correctement un travail si elle se sent soutenu par la personne qui les dirige et supervise leur travail.

Réaliser ce type de travail de manière constante et déléguer efficacement demande une écoute de tous les instants.

Le risque de la délégation

Il est certain que déléguer c’est prendre un risque.

C’est prendre le risque que la tâche déléguée ne soit pas convenablement ou entièrement réalisée.

Il s’agit de faire le choix et d’accepter de vivre avec la peur de la responsabilité qu’induit la délégation.

C’est ainsi que pour minimiser cette peur au fur et à mesure, il est important de déléguer des petites choses au début pour avancer vers les plus grandes ensuite.

En effet, en déléguant des petites choses vous saurez comment la personne/l’équipe fonctionne et travaille.

Si vous sentez que la confiance s’installe et que le travail est toujours fait dans les délais demandés, il y a de grandes chances pour que vous puissiez déléguer davantage et avec un plus haut degré de confiance.

Je ne vais pas cacher que déléguer efficacement et s’assurer du suivi peut s’avérer éprouvant et parfois même très contraignant.

C’est parfois plus à votre capacité de gérer des hommes qu’à votre capacité d’atteindre vos objectifs que l’on fera référence pour mener un projet à bien.

C’est tout l’art de déléguer efficacement car un leader en délégation veillera constamment à l’épanouissement des membres dont il a la charge et au développement de leurs compétences.

Accepter le risque de la délégation

BONUS : le script pour déléguer comme les grands leaders

« J’ai besoin que vous vous occupiez de toute la conception de folders pour mon événement d’entreprise qui se déroulera le 20/12/2020, depuis la conception graphique jusqu’à l’impression d’un tirage de 2000 unités.

Nous définirons ensemble le contenu et la structure du folder.

Ce folder toute-boite nous est nécessaire car cela nous permettra de mieux faire connaître notre événement dans les environs proches pour attirer un maximum de personnes pour le jour en question.

Je recherche une personne qui a de l’expérience dans la réalisation de folders et dans l’utilisation des dernières technologies graphiques afin que notre folder soit à la fois attractif et convaincant.

Au début du projet, vous m’indiquerez de quelles ressources vous avez besoin.

Nous finaliserons cette liste ensemble et je vous mettrai à disposition les éléments manquants.

De mon côté, je souhaiterai connaître quelles sont vos disponibilités pour effectuer cette mission, dans quel délai vous pouvez la réaliser, ce que vous pouvez exactement réaliser dans le cadre de notre budget.

Vous aurez toute liberté de réaliser cette mission avec un niveau d’autonomie élevé.

Cependant, je reste disponible tout au long du projet : nous pouvons organiser un suivi hebdomadaire physique, téléphonique ou en vidéoconférence et communiquer par email pour toutes les questions urgentes qui ne pourraient pas attendre la prochaine rencontre.

Une fois le travail réalisé, je ne manquerai pas de vous mettre en relation avec d’autres personnes de notre entreprise qui souhaiteraient faire appel à vos services. »

Remarque sur le script

Ce script très précis vous permettra de ne rien oublier lorsque vous commencerez à déléguer un travail à une autre personne.

Vous avez toute liberté de l’utiliser comme tel ou bien de créer le vôtre tout en l’adaptant directement en passant en revue chacune des étapes précisées ci-dessus.

Les premières fois cela s’avérera sans aucun doute quelque peu contraignant.

Une fois que vous l’aurez utilisé et que vous aurez observé les résultats, je peux vous garantir que vous le garderez toujours à portée de main.

Passez à l’action et commencez dès maintenant à déléguer efficacement !

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