Comment vous parler de la gestion du temps, d’amélioration de performances et d’efficacité sans vous parler de la matrice d’Eisenhower.
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important »
Dwight D. Eisenhower
La matrice d’Eisenhower doit son nom au 34ème président des États-Unis : Dwight David Eisenhower.
Le président Eisenhower était reconnu pour sa productivité hors du commun.
Lorsqu’il réalisa ses 2 mandats en tant que président en 1953 et 1961 il a mené le pays avec une efficacité redoutable.
C’est notamment à lui que l’on doit le développement des autoroutes américaines, c’est aussi durant ses mandats que le système Internet avec DARPA fut lancé.
C’est également lui qui a initié le programme d’exploration spatiale que l’on connaît aujourd’hui sous le nom de la NASA.
Enfin, il donnera naissance à l’agence internationale de l’énergie atomique, plus connu sous le nom AIEA.
Dwight D. Eisenhower : créateur de la matrice d’Eisenhower, homme politique et … militaire de carrière
Je ne peux pas vous parler de la matrice d’Eisenhower sans vous expliquer quel homme et quel esprit a permis sa mise en place.
S’il faut reconnaître des capacités d’organisation peu communes au président Eisenhower, c’est avant tout au militaire de carrière que l’on fait référence.
Le jeune Eisenhower est issu d’une famille de 7 enfants dont il est le troisième.
La famille s’installera au Kansas en 1892 et il recevra une éducation fondée sur les valeurs familiales à dominance chrétienne.
C’est à 19 ans, ayant obtenu son diplôme de fin d’études secondaires, qu’il se préparera à une carrière militaire pour laquelle il réussira brillamment les examens d’entrée pour l’académie militaire de West Point.
Le jeune Eisenhower fera ses classes à l’académie militaire et en sortira quatre ans plus tard avec le grade de lieutenant.
Promu capitaine en 1917, il va notamment servir en tant qu’instructeur dans plusieurs camps d’entraînement lorsque le pays sera engagé dans la première guerre mondiale.
Cependant, et malgré ses demandes, il n’obtiendra aucune affectation en Europe.
C’est trois ans plus tard, en 1920 qu’il est promu au grade de major.
On remarque alors dans sa biographie que c’est à cette époque qu’il fait la connaissance du colonel George S. Patton avec lequel il nouera une amitié.
Sortir du territoire national des Etats-Unis d’Amérique
Les années suivantes vont voir Eisenhower quitter le territoire national pour l’outre mer.
Il sera notamment affecté au canal de Panama.
C’est en 1927 qu’il sortira diplômé de l’école de guerre américaine et en 1929 qu’il sera détaché à Paris avant de rejoindre le département de la guerre.
En 1933, il est chef d’état-major du Général Douglas Mac Arthur à Manille aux Philippines.
Trois ans plus tard, il sera promu Lieutenant colonel.
C’est surtout durant la seconde guerre mondiale que Dwight D. Eisenhower se fera remarquer.
Eisenhower et la seconde guerre mondiale
En 1939, sur sa propre demande, alors que la guerre a déjà commencé en Europe il demande son retour aux États-Unis et est affecté à Fort Lewis dans l’État de Washington.
Il recevra le grade de colonel et deviendra chef d’état-major de la troisième armée en juin 1941.
Eisenhower se démarque déjà par sa stratégie pendant les manœuvres mais aussi pendant la formation des soldats dont il a la charge.
Lors de manœuvres réalisées en Louisiane en septembre 1941 auxquelles participent 400 000 hommes, il mènera celles-ci de main de maître et recevra même la promotion de général de brigade.
C’est peu après l’attaque de Pearl Harbor qu’il est affecté au département de la guerre.
En 1942, il prend la tête de la division « Opérations » de l’état-major sur les ordres du Général Patton.
Promotion en tant que général d’armée
Il est promu général deux étoiles en juin 1942 et est nommé commandant en chef des forces américaines en Europe.
A ce moment là, il supervise l’ensemble des opérations militaires tant en Europe qu’en Afrique du Nord.
C’est notamment lui qui supervisera le débarquement de novembre 1942 en Afrique du Nord dans l’opération « Torch ».
Il fera notamment preuve de fortes conciliations entre les forces britanniques et américaines qui divergent sur le plan de déploiement des forces.
En février 1943, il est promu général quatre étoiles alors qu’il prend part à la campagne de Tunisie contre les forces de l’Africakorps.
C’est à lui que reviendra la gestion en 1943 de l’invasion de la Sicile et ensuite de l’Italie.
C’est également lui qui sera choisi par le président Roosevelt et le général George Marshall pour mener à bien l’opération « Overlord ».
Celle du débarquement de Normandie.
Il s’agit de la plus grande opération terrestre, maritime et aéroportée de tous les temps.
C’est par son calme et sa finesse psychologique qu’Eisenhower regroupe toutes les qualités requises pour mener à bien ce genre d’opération et surtout pour gérer les caractères forts qu’ont les généraux Montgomery, Patton et de Gaulle.
En moins d’un an, Eisenhower atteindra le but fixé : obtenir la capitulation sans condition de l’Allemagne nazi.
C’est le 20 décembre 1944 qu’il est promu général cinq étoiles dans l’armée de terre des États-Unis, le second grade le plus élevé.
L’après guerre pour le général Eisenhower
L’après guerre n’est pas synonyme de repos pour Eisenhower qui succède à Marshall comme chef d’état-major des États-Unis d’Amérique.
Il quittera ce poste en 1948 pour devenir président de l’université Colombia et deux ans plus tard, il sera nommé commandant suprême de l’OTAN.
Eisenhower bâtit le présent tout autant que le futur car en 1964 c’est lui qui laisse une enveloppe de documents concernant la seconde guerre mondiale dans une fosse au cimetière américain de Colleville-sur-Mer.
Selon son souhait, elle ne sera ouverte que le matin du 6 juin 2044, date à laquelle le débarquement de Normandie fêtera son centième anniversaire.
Eisenhower, président des États-Unis
Eisenhower sera le premier à utiliser dans sa campagne les spots télévisés.
Beaucoup estiment que l’utilisation de cette nouvelle technologie (pour l’époque) lui a permis de remporter les élections.
Il axera notamment son mandat sur trois thèmes :
- Arrêter la guerre de Corée
- Stopper la corruption qui règne à Washington
- Arrêter la montée et la subversion communiste présente aux Etats-Unis.
Bref, les défis, même en tant que président des États-Unis d’Amérique, ne manqueront pas pour cet homme qui a définitivement marqué l’histoire du monde tout autant que celle des États-Unis.
C’est donc à ce personnage, hors du commun, que l’on doit la création de ce que l’on appelle la matrice d’Eisenhower pour gérer ses projets et son temps de manière optimale.
Cette matrice fait une distinction très nette entre ce qui est urgent et important.
Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower est un outil spécifique destiné à réaliser vos tâches, vos objectifs et même vos projets en les organisant en fonction de leur importance et de leur urgence.
Eisenhower part du principe que les bonnes décisions sont souvent données à ce qui est important mais que parfois l’urgence d’une situation nous oblige à faire les choses différemment.
De cette manière, la matrice distingue quatre catégories de tâches :
- 1. URGENT ET IMPORTANT – cela comprend les tâches que vous devez faire immédiatement.
- 2. IMPORTANT MAIS PAS URGENT – il s’agit des tâches que vous programmerez pour plus tard.
- 3. URGENT MAIS PAS IMPORTANT – il s’agit des taches que vous devriez délégué à une autre personne
- 4. PAS URGENT ET PAS IMPORTANT – il s’agit de l’ensemble des tâches à éliminer de votre emploi du temps.
Il ne faut pas être un grand scientifique pour comprendre que le cadran urgent et important est bien entendu la priorité absolue des choses à faire.
La matrice d’Eisenhower comprend néanmoins une différence cruciale à réaliser pour son utilisation :
La différence entre IMPORTANT et URGENT
Important : cela fait référence à l’ensemble des tâches qui visent à la réalisation des objectifs à long terme.
Comme nous le verrons, les tâches importantes peuvent parfois être urgentes mais on se rend compte que cette configuration reste finalement assez rare.
Urgent : il faut considérer que cette tâche doit être réalisée dans les meilleurs délais.
Il s’agit des tâches où l’urgence pèse de tout son poids et où l’empressement est monnaie courante et à son maximum.
Face à ce type de tâche, l’individu est plutôt en mode réactif plutôt qu’en mode proactif.
Les tâches importantes sont souvent celles qui correspondent à la mise en place d’une stratégie.
Vous avez décidé de réaliser cette tâche plutôt qu’une autre car elle s’inscrit dans un projet de plus grande envergure.
Lorsque l’on est dans la gestion de ce type de tâches, on est plutôt dans un état émotionnel calme, ouvert, rationnel et ouvert à toutes les opportunités qui se présentent.
On va au-devant des choses, on passe à l’action de manière réfléchie en étant capable de poser le pour et le contre.
Les tâches importantes sont souvent synonymes de proactivité.
A l’inverse, lorsque vous travaillez dans l’urgence, c’est une course contre-la-montre qui s’engage avec la réalisation de la tâche à réaliser le plus rapidement possible.
Même si cette distinction entre l’importance et l’urgence est relativement facile à comprendre, il faut reconnaître que de nombreuses personnes confondent sans cesse celle-ci.
Je prend pour témoin que lorsque certaines personnes identifient une tâche comme non urgente, c’est qu’elle n’est pas importante et par conséquent on a plus tendance à se focaliser sur ce qui est urgent plutôt que sur ce qui est important.
“Les tâches importantes chuchotent, tandis que les tâches urgentes hurlent.”
Michael Masterson (1)
Pourquoi confond-t’on aussi facilement l’urgence et l’importance ?
La réponse est relativement simple : ce n’est pas notre mode d’action par défaut.
Si l’on fait référence à l’histoire de l’humanité et à notre mode de fonctionnement depuis de nombreux siècles, nous avons plutôt développé des facultés à gérer l’urgence et beaucoup moins l’importance.
En effet, gérer l’urgence était exactement ce que faisaient nos ancêtres lorsqu’ils chassaient pour se nourrir, réalisaient des cueillettes et se protégeaient des prédateurs de l’environnement.
La vie était plutôt dominé par l’urgence de rester en vie.
Développer un mode de pensée d’action et de réalisation de tâches sur le long terme ne peut se faire qu’à partir du moment où les éléments de base de notre survie sont garantie.
Je pense en droite ligne à la nourriture, l’habitat, se vêtir et ne pas être en conflit constant avec son environnement ce qui induit à la fois les prédateurs mais aussi ses semblables.
Aujourd’hui, on doit reconnaître que ces habitudes de survie – qui ont quand même permis la perpétuation de notre espèce – n’ont plus lieu d’être et pourtant, cela reste fortement ancré dans nos gènes.
Ce qui a fait notre plus grande force pendant des millénaires peut aujourd’hui s’avérer être un grand préjudice pour notre développement.
Les applications de la matrice d’Eisenhower
Vous l’aurez compris, distinguer constamment l’urgent et l’important est véritablement ce qui fera la différence dans la performance et la productivité d’une entreprise mais également d’un groupe, d’une organisation, d’une association et même d’une famille.
En fait, il faut se rendre compte que les domaines d’application de la matrice d’Eisenhower sont autant relatifs à la sphère professionnelle qu’à la sphère sociale et même privée.
On peut notamment citer :
- La délégation du travail et des tâches
- L’organisation personnelle du travail
- La capacité de donner la priorité aux priorités
- Être capable de prendre des décisions correctement
- Une optimisation de la gestion du temps
- Une clarté considérable dans la réalisation des étapes d’une tâche, d’un objectif ou même de projet parfois de très grande envergure comme l’a fait Eisenhower lorsqu’il était général pendant la seconde guerre mondiale avec notamment l’opération « Overlord ».
En effet, la matrice Eisenhower présente 3 avantages certains :
- Prendre du recul sur les choses
- Réfléchir sur la priorité des actions à mettre en place
- Une simplicité importante
C’est d’ailleurs sur ce troisième avantage que de nombreuses personnes émettent des critiques.
Les critiques sur la matrice d’Eisenhower
En effet, nombreux sont ceux qui jugent réducteur de classer les tâches uniquement sous ces deux axes urgent et important.
Pourtant, il faut reconnaître que s’ils ne parviennent pas à classer les tâches sur ces deux axes de manière simple il faut reconnaître que leur projet n’est pas clair ni même n’a de bonnes échéances.
De plus, son côté subjectif, c’est-à-dire la détermination personnelle d’une priorité peut être très variable d’une personne à une autre.
Ce point est tout à fait exact, cependant il démontre une limite du travail de collaboration plus que de l’utilisation de la matrice elle-même.
En effet, il ne dépend que de l’équipe qui utilise cette matrice de se mettre d’accord sur ce qui est urgent et important comme le ferait un individu isolé.
Cette matrice est à la fois le point d’entrée, d’évaluation et de conclusion de la réalisation d’une tâche.
Il permet à tout un chacun d’obtenir de la clarté par rapport aux engagements pris.
Lorsque vous parvenez à faire la différence entre les activités importantes et les activités urgentes, vous êtes capable de surmonter votre tendance naturelle à vous précipiter sur ce qui est immédiat.
Vous êtes dès lors capable d’écarter ces tâches non-importantes et urgentes.
Une fois que vous êtes capable de réaliser cela, vous avez toute liberté de vous pencher sur ce qui est uniquement essentiel pour vous.
Vous permettez alors à votre vie autant professionnelle que sociale ou encore personnelle de devenir plus en phase avec vos aspirations personnelles.
N’oublions pas que cette matrice, lorsqu’on la comprend correctement, donne véritablement la priorité à l’humain et à ce qu’il considère comme important.
Je vous propose maintenant de voir plus en détail chaque cadran afin d’être capable de les optimiser au maximum pour devenir plus productif, plus performant et surtout plus efficient.
Cadre 1 de la matrice d’Eisenhower : les tâches URGENTES et IMPORTANTES
Le premier cadre de la matrice d’Eisenhower regroupe l’ensemble des tâches que l’on considère à la fois comme urgentes et importantes.
Ce sont les tâches qui requièrent une attention pratiquement instantanée et qui doivent être réalisées avant de pouvoir s’occuper d’une quelconque autre tâche qui sera présente dans un autre cadre de la matrice.
Ces tâches peuvent être regroupées sous l’appellation de « problèmes à très court terme« , de « crises » ou bien même encore « d’échéances rapides« .
Quelques exemples de tâches à la fois urgentes et importantes :
- Votre chauffe-eau qui rend l’âme
- Une tâche ménagère importante comme faire la vaisselle
- Être témoin d’un accident ou même avoir un accident
- Votre voiture qui tombe en panne
- Si vous crevez avec votre vélo lors d’une randonnée
- Des e-mails avec une échéance à très court terme qui vous demandent d’agir instantanément
- Vous blesser ou être malade
- Une femme sur le point d’accoucher
- Rendre un mémoire dans trois semaines
- Répondre à l’appel d’un recruteur
- Se rendre à l’hôpital pour un proche
- Se rendre aux obsèques d’une personne
- Répondre à une annonce immobilière qui correspond à tous vos critères
- Payer ses factures dès que l’on reçoit le premier rappel
- Etc.
La particularité des tâches qui se trouvent dans ce cadre 1, c’est qu’elles ont toutes une échéance à très court terme et requièrent de toute votre attention.
Cependant, ce sont aussi des tâches que l’on peut enlever du cadre 1 tout simplement en planifiant et en s’organisant de manière plus efficace.
Si par exemple vous savez que vous devez envoyer votre CV et votre lettre de motivation pour une entreprise dans deux semaines car il y a une date butoir définie, vous pouvez tout à fait programmer de le faire dans la journée ou même dans la semaine qui arrive et ainsi éviter d’être pris de court le jour même.
Si vous ne planifiez pas ou n’organisez pas cette tâche, elle deviendra à un moment donné urgente et importante.
Prévoyance et anticipation
Les qualités les plus importantes à développer pour ne pas avoir à subir constamment les effets négatifs de ce cadre 1 sont la prévoyance et l’anticipation.
Il ne dépend que de vous de prévoir et d’anticiper les choses susceptibles de se produire.
Si, par exemple, vous avez une voiture dont les pneus sont fortement usés et qu’il est temps de les changer, vous n’attendrez pas une crevaison ou même un éclatement de pneus pour réaliser ce changement.
Peut-on complètement supprimer les tâches du cadre 1 ?
Si l’on fait preuve d’anticipation et de prévoyance, il y a un grand nombre de ces tâches qui ne se présenteront pas comme urgentes et importantes.
Cependant, il y aura toujours des tâches urgentes et importantes qui se présenteront « malgré vous » dans votre vie d’où l’importance d’essayer de maîtriser un maximum celles-ci.
Votre but est donc de les réduire au maximum en étant proactif.
Pour ce faire, vous viserez principalement à effectuer les tâches du cadre 2 qui, elles, sont non-urgentes mais importantes.
Cadre 2 de la matrice d’Eisenhower : les tâches NON-URGENTES mais IMPORTANTES
Avant toute chose, sachez que c’est dans ce cadre qu’il vaut mieux être le plus souvent.
Je vous explique ci-dessous pourquoi :
Ce cadre regroupe des activités qui n’ont aucune échéance à court terme.
Cependant, il comporte un ensemble d’activités extrêmement importantes pour vous afin d’atteindre vos buts professionnels, personnels, sentimentaux qui donnent énormément de sens à votre vie.
Globalement, il s’agit de 20 % des tâches essentielles de votre vie qui produiront 80% des résultats que vous recueillerez.
Ces tâches sont principalement orchestrées autour de la planification pour un meilleur bien-être et un développement personnel accru.
De plus, ce cadre a comme volonté le développement et la création de nouvelles relations sociales permettant de grandir et réussir.
Voici quelques exemples de tâches non-urgentes mais importantes :
- La méditation
- La pratique d’un hobby/d’une passion
- L’exercice physique
- Le temps passé avec des amis
- La lecture de livres favorisant le développement de soi ainsi que l’apport de nouvelles connaissances
- Suivre une formation
- La création d’un budget en vue d’investir et d’économiser
- Passer des moments de qualité avec ses proches
- Le fait de développer une vision d’avenir
- Planifier les éléments sur les jours, semaines et mois à venir
- L’élaboration d’un plan d’action concret
- Apporter son temps ou ses connaissances pour une cause que l’on soutient
La raison pour laquelle il est important de passer du temps dans ce cadre et beaucoup moins dans les autres est que celui-ci est résolument tourné vers notre bien-être personnel, le développement de relations, le fait de grandir et de réussir.
Cependant, vous pouvez rencontrer certaines difficultés vous empêchant d’investir assez de temps et d’énergie dans ce cadre :
1. La confrontation du moment présent :
Comme je l’ai expliqué plus haut, nous avons par défaut l’habitude de nous intéresser aux choses les plus urgentes dans notre vie.
Ce mode d’action par défaut, pour rappel, provient de notre formatage pendant des millénaires alors que nous n’étions que des chasseurs-cueilleurs et que nous souhaitions à tout prix survivre dans un environnement hostile.
Cette confrontation du moment présent induit le fait qu’il est parfois très difficile de trouver la motivation lorsque l’on a pas une échéance précise.
Prendre le contrôle du moment présent et se définir personnellement des objectifs avec une échéance demande de la volonté et de la persévérance.
Chacune de ces deux facultés sont à développer par chaque individu tout au long de son parcours de développement personnel.
2. Ne pas savoir ce qui est vraiment important pour vous
Certaines personnes savent exactement ce qu’elles veulent dans la vie et semblent propulsées comme un train à grande vitesse vers la réalisation de leurs tâches, objectifs et projets.
Pour d’autres, savoir où aller semble être une question terrifiante face à laquelle elles préfèrent fuir.
Pourtant, identifier des choses qui importent le plus pour vous commence par identifier vos valeurs et certains buts que vous souhaiteriez atteindre.
Classiquement, tout commence avec une feuille blanche sur laquelle vous notez ce que vous désirez.
Vous pouvez le faire pour la semaine prochaine, le mois prochain, l’année prochaine et même pour dans 5 ans, 10 ans ou même 20.
Le programme « Achiving Self Confidence » peut d’ailleurs vous y aider.
De nombreuses études ont d’ailleurs démontrées que les personnes sachant exactement ce qu’elles veulent dans la vie atteignaient beaucoup plus vite et beaucoup plus durablement la réussite qu’elles s’étaient au préalable fixées.
Qu’à cela ne tienne, comment savoir si un jour vous avez réussi ce que vous désirez si vous ne savez même pas ce que vous voulez !
Généralement, les personnes qui ne savent pas où aller dans leur vie préfèrent rester dans le cadre 1 à gérer les urgences du quotidien tout le temps en fuyant les questions vraiment importantes dans leur vie.
Pourquoi y a t’il autant de personnes qui évitent le cadre 2 de la matrice d’Eisenhower ?
En vérité, c’est que l’ensemble des activités du cadre 2 ne sont pas du tout perçues comme quelque chose de pressant.
De ce fait, nous les laissons s’entasser en nous disant constamment que l’on fera cela à un autre moment qui finalement ne finira par jamais arriver car on se concentre constamment sur ce qui est uniquement urgent.
« Par la rue de « Plus tard », on arrive à la place de « Jamais » ».
Proverbe espagnol
Nous arrivons constamment à reporter les choses à un « plus tard ».
On reporte constamment les choses à demain, on procrastine et on évite de rechercher ce qui compte le plus dans notre vie, ce qui est le plus important.
En agissant de la sorte, on crée ce que l’on appelle un cercle d’abandon dans lequel on se réfugie dans l’urgence et dans les futilités qui n’ont aucune importance.
Le jour où l’on se dit que l’on ferai les choses importantes n’arrive finalement jamais.
On arrive dès lors au soir de sa vie en ayant le regret de toutes ces choses importantes que l’on n’a pas fait.
On s’est toujours trouvé des excuses comme :
- Je le ferai quand j’aurais plus de temps libre …
- Si j’ai plus d’argent, …
- Je n’ai jamais eu beaucoup de chance, donc …
- Je n’ai pas reçu une grande éducation …
- Si j’avais su comment faire, …
Ce moment où toutes les bonnes conditions seront réunies n’arrivera jamais.
En vérité, si vous avez toujours l’impression d’être occupé ou même d’être trop occupé, votre vie deviendra de plus en plus remplie d’occupation mais de rien d’important.
Pour éviter de passer à côté de ce qui est important pour vous, il est primordial de concentrer votre temps et votre énergie dans ce cadre 2.
Vous veillerez non seulement à y être proactif mais surtout à définir, ce qui, pour vous, est important.
C’est avoir la capacité de s’orienter constamment vers les choses importantes pour vous et de refuser de vous laisser entraîner par des sollicitations extérieures qui ne font que vous occuper et qui n’ont pas vraiment d’importance.
Cadre 3 de la matrice d’Eisenhower : les tâches urgentes et non-importantes
Ce cadre rassemble les activités qui monopolisent notre attention car elles sont urgentes.
Cependant, elles ne nous aident en rien à atteindre nos propres objectifs et souvent elles ne sont même pas en lien avec notre mission de vie.
Il s’agit de toutes ces tâches urgentes mais qui n’ont aucune importance pour vous.
Ce sont des tâches que vous faites par obligation de l’urgence.
En effet, une grande partie des tâches se trouvant dans ce cadre 3 de la matrice d’Eisenhower sont des sollicitations d’autres personnes.
Elles font appel à vous pour atteindre leurs propres buts et objectifs selon leurs priorités propres sans tenir compte des vôtres.
Ci-dessous, quelques exemples d’activités urgentes mais non-importantes du cadre 3 :
- 90 % de vos e-mails
- Un collègue qui vous demande de l’aider au travail
- Certains appels téléphoniques
- Des messages téléphoniques, sur WhatsApp ou toute autre application
- Un ami qui vous demande de l’aide sur un projet
- Les tâches que l’on vous demande de faire alors qu’elles ne sont pas incluses dans votre contrat de travail
- Des publicités à très courtes échéances (24 heures, 48 heures)
Il s’agit la plupart du temps d’événements ou de tâches perturbatrices qui nécessitent toute votre attention et cela immédiatement.
Pourtant, cela n’a absolument aucune importance pour vous car cela vous détourne même de vos propres tâches importantes.
Pourquoi les gens passent beaucoup de temps dans le cadre 3 ?
Un grand nombre de personnes passe presque tout leur temps dans le cadre 3 de la matrice d’Eisenhower parce qu’elles ont la conviction de s’occuper des tâches en relation avec le cadre 1 (urgent et important).
Pourtant, les activités du cadre 3 sont toutes tournées vers l’aide aux autres et c’est en cela qu’elles se définissent comme importantes alors que ce n’est pas du tout le cas.
De plus, la satisfaction de faire une tâche dans le cadre 3 vous donne un réel sentiment d’accomplissement car on vous remerciera pour ce que vous avez fait même quand on sait pertinemment que cela ne fait pas partie des choses importantes pour vous.
De plus, vous aurez l’impression de pouvoir supprimer une tâche importante de votre liste de choses à faire alors que « normalement » elle ne doit même pas y apparaître.
Les tâches du cadre 3 sont importantes pour les autres mais elles ne le sont pas pour vous.
Je ne veux pas dire par-là qu’elle sont négatives mais elles sont la plupart du temps réalisées au détriment de vos propres tâches du cadre 2 qui elles sont importantes et non-urgentes.
Et s’il vous fallait que je vous explique cela encore plus facilement, je le ferai de la sorte : vous ne travaillez pas pour vos rêves, vos projets ou même vos objectifs, vous travaillez pour les objectifs, les projets et les rêves des autres.
Le côté néfaste de ce cadre 3 est que vous avez l’impression de faire énormément de choses mais la réalité, c’est que vous ne faites absolument aucun progrès sur vos objectifs à long terme.
Il y a de grandes chances pour que dans un avenir proche vous sentiez monter une frustration.
En effet, vous aidez toujours les autres et espérez un retour et ce n’est souvent pas le cas.
Vous développez alors de la rancœur et vous vous isolez.
Et les personnes qui passent presque l’entièreté de leur temps à travailler sur les tâches urgentes mais non-importantes sont souvent des personnes que l’on considère comme gentilles, empathiques, à l’écoute, ayant du temps pour les autres, etc.
En fait, elle souhaite plaire aux autres au détriment de leur propre bonheur personnel.
Comment sortir du cadre 3 ?
Sortir du cadre 3 peut se faire de manière très simple : il suffit de dire non !
Par exemple :
- Non, je n’ai pas le temps de m’occuper de …
- Cela ne fait pas partie de mes attributions,
- Je ne suis pas la meilleure personne à qui demander de l’aide pour cela, il serait souhaitable de t’adresser à un expert sur le sujet.
Le véritable problème des personnes coincées dans le cadre 3 tient à la confiance en soi.
Souvent, elles ne savent pas dire non et ont peur de s’affirmer devant les autres.
Pourtant, lorsqu’elles parviennent à le faire, elles ressentent une réelle liberté et la capacité d’avancer à grands pas sur ce qui est important pour elles.
Cadre 4 de la matrice d’Eisenhower : les tâches non-urgentes et non-importantes
Attaquons-nous maintenant aux tâches restantes dans votre journée : les tâches qui n’ont aucune urgence et aucune importance.
On pourra les classer dans la catégorie « divertissement« .
Ces tâches n’ont aucun lien avec vos objectifs ni même vos projets.
Elles ne sont que des passes-temps qui vous distraient un maximum.
Quelques exemples de ces tâches de divertissement :
- Regarder des vidéos sur YouTube
- Faire les magasins sans avoir un quelconque besoin
- Surfer sur Internet sans aucun but
- Faire défiler le fil d’actualité Facebook, Twitter ou même Instagram
- Jouer sur une application de votre smartphone
- Regarder des séries
- Ruminer des sentiments négatifs
Ce cadre concerne tous les éléments parasites et inutiles de votre quotidien.
Il peut s’agir de mauvaises habitudes que vous avez et qui vous empêchent d’être productif.
Ce sont de véritables distractions qui vous empêchent d’être efficace.
Pour exemple, il suffit aujourd’hui de regarder le temps que l’on passe sur certaines applications de son téléphone ; c’est juste alarmant !
De plus, un grand nombre de personnes réalisent perdre beaucoup de temps mais ne font pourtant rien pour y remédier.
Elles sont parfois en train de se dire qu’elles perdent leur temps et qu’elles devraient faire d’autres choses mais souvent elles n’ont même pas défini le « autre chose ».
Pourquoi passons-nous beaucoup de temps dans le cadre 4 ?
Comme je viens de l’expliquer, certaines personnes ne se définissent jamais d’objectifs ou même de projets à court, moyen ou long terme.
Elles prennent la vie comme elle vient sans ce soucier le moins du monde du lendemain -> carpe diem !
Néanmoins, il ne faut pas bannir toutes les activités du cadre 4.
En effet, il s’agit, certes, d’activités n’étant pas toujours productives pour votre emploi du temps mais étant divertissantes et parfois nécessaires pour un équilibre de vie.
Soyons honnête, après une journée de travail éreintante, c’est un pur bonheur de regarder sa série en se reposant dans le fauteuil.
Il en est de même sur le fait de surfer sur Internet sans vraiment avoir un objectif précis en tête, cela permet de décompresser comme on le ferait en lisant un journal ou un magazine.
Le plus important dans ce cadre 4 est de définir des plages de temps exactes dans lesquelles on profitera de cette distraction et ces divertissements sans en abuser.
Quelques exemples :
- Si vous regardez deux épisodes de séries chaque soir, il peut être opportun de n’en regarder qu’un seul et de gagner une heure de sommeil.
- Si vous passez votre temps sur votre boîte e-mail, programmez deux à trois plages horaires dans la journée où vous vous consacrerez exclusivement à la lecture et aux réponses à envoyer de vos e-mails.
- Vous jouez beaucoup aux jeux vidéos, de nouveau, efforcez-vous de bloquer des plages horaires et de ne pas les dépasser.
Apprenez à faire la part des choses et posez-vous la question de savoir si c’est vraiment important pour vous.
On ne va pas s’en cacher, pour chacune des tâches du cadre 4, vous connaissez vous-même les limites à ne pas dépasser !
Passer plus de temps sur ce qui est vraiment important
Maîtriser la matrice d’Eisenhower est essentiel si vous souhaitez être plus performant, plus productif et surtout plus efficient dans votre vie.
Il est primordial que vous compreniez qu’il y a une distinction très nette à faire entre l’urgent et l’important.
Si vous n’êtes pas capable de dire non à des activités urgentes qui n’ont aucune importance pour vous, sachez que vous travaillez pour les rêves des autres et non pour les vôtres.
Vous prenez le risque d’être de plus en plus frustré et d’en vouloir à tout le monde car vous leur donnez la priorité et jamais à vous-même.
Utiliser la matrice d’Eisenhower est un véritable défi.
Posez-vous cette simple question pour savoir si ce que vous faites en vaut vraiment la peine :
« Est-ce important pour moi, ou est-ce simplement urgent pour d’autres ? »
Le simple fait de prendre conscience qu’il y a une différence entre les tâches urgentes et importantes vous permettra d’être plus apaisé et de trouver un nouvel équilibre dans votre vie.
En effet, en vous posant les bonnes questions et surtout en décidant d’y répondre positivement, vous reprenez le contrôle de votre vie.
Vous progresserez dans votre développement personnel, vous grandirez et inéluctablement vous avancerez vers la réussite.
Donnez dès aujourd’hui la priorité aux activités du cadre 2 ( important et non-urgent).
En faisant cela, vous éviterez de nombreuses situations de crise provenant du cadre numéro 1 (activités urgentes et importantes).
Vous trouverez un nouvel équilibre en sachant dire non aux sollicitations du cadre 3 qui vous prennent votre temps et votre énergie.
Vous serez plus enclin à travailler sur ce qui est important pour vous car cela répondra à vos besoins personnels de développement.
Ce faisant, vous trouverez par vous-mêmes les limites à mettre au cadre numéro 4 et vous apprécierez d’autant plus ces divertissements.
Avancez en phase avec les priorités du cadre numéro 2, c’est vous donner la priorité et surtout vous respecter.
Vous trouverez un équilibre à la fois physique, mental, socio-émotionnel et même spirituel en répondant rapidement à ce qui est important pour vous.
Des outils pour mieux s’organiser
Il existe des outils qui vous permettent d’appliquer les principes de la matrice d’Eisenhower.
Avant de vous livrer ceux-ci, je voudrais néanmoins insister sur le fait que vous pouvez vous-même vous créer cet outil d’une manière très simple.
Prenez tout simplement une feuille de papier et tracez les 4 cadres.
Procédez avec des post-it et positionnez les tâches que vous avez à réaliser sur la matrice.
En faisant cela, vous augmenterez votre clarté très facilement sans que cela ne vous coûte grand-chose.
Il existe également des programmes et applications pour vous permettre d’utiliser au mieux la matrice Eisenhower :
L’application Eisenhower
Il s’agit de l’application Eisenhower que vous pouvez retrouver sur iPhone et qui vous permet d’organiser vos tâches exactement selon la matrice d’Eisenhower.
Je n’ai malheureusement pas trouvé cette application pour Android.
Les autres applications
Vous pouvez retrouver l’application Myeffectiveness qui n’existe qu’en anglais mais qui est très simple d’utilisation et fonctionne sur le même principe que la matrice d’Eisenhower.
En faisant des recherches, j’ai également découvert le programme Priority Matrix qui affiche le même fonctionnement que la matrice d’Eisenhower mais je ne l’ai pas testé.
Ce dernier a pourtant l’avantage d’être en français.
Enfin, il existe aussi sur ordinateur et tablette le programme Todoist qui est un logiciel permettant de ranger facilement les différentes tâches dans les cadres de la matrice d’Eisenhower.
Quand mettre en place la matrice d’Eisenhower ?
On me demande souvent quand faut-il préparer les différents tâches de la matrice ?
Ma réponse est toujours la même : le meilleur moment c’est hier et maintenant.
Les personnes ne comprennent souvent pas ce que je veux dire en disant cela.
Je veux dire par-là qu’il faut préparer l’ensemble des tâches à réaliser la veille d’une journée afin de savoir exactement ce que l’on fera le lendemain.
Cependant, il y a toujours des ajustements à faire en cours de journée.
Il est important de rester flexible avec sa matrice et donc de l’utiliser en temps réel.
Une fois que vous aurez utilisé la matrice pendant quelques jours, vous aurez un historique de la manière dont vous travaillez et vous serez capable avec précision d’identifier où sont vos pertes de temps les plus importantes.
Il ne vous reste plus qu’à passer à l’action pour améliorer encore votre gestion du temps.
N’hésitez pas à partager cet article et à laisser vos commentaires sur l’utilisation de la matrice d’Eisenhower.